Podcast o Komplexný prehľad controllingu v manažmente

Kapitoly

Úvod do controllingu

Plánovanie – základ všetkého

Rozpočty a kontrolný systém

Kúzelná skrinka s nástrojmi

Controller – partner, nie policajt

Zisková páka a dôležitosť informácií

Peniaze na ceste

Reporty, reporty a zase reporty

Investície pod drobnohľadom

Ľudia ako najväčší kapitál

Zelená pre controlling

Všetko na jednej obrazovke

Zber dát pre ESG

Čo obsahuje Green Report?

Úvod do odchýlok

Odchýlky pri úplných nákladoch

Rozdiel pri neúplných nákladoch

Zhrnutie a záver

Přepis

Lucia: Zamysleli ste sa niekedy nad tým, ako je možné, že firma ako Zara dokáže dostať nové kolekcie do stoviek obchodov po celom svete každé dva týždne? Ako vedia, čoho koľko vyrobiť a kam to poslať, aby neprerobili?

Michal: Presne tak. Za touto zdanlivo magickou schopnosťou nie je žiadna krištáľová guľa, ale extrémne prepracovaný systém. A práve ten systém sa volá controlling. Je to motor, ktorý poháňa plánovanie a rozhodovanie v každej úspešnej firme.

Lucia: A presne o tom sa dnes budeme rozprávať. Počúvate Studyfi Podcast.

Michal: Správne! Takže, Lucia, poďme na to. Čo si väčšina ľudí predstaví pod slovom controlling?

Lucia: No, znie to ako... kontrola. Niekto, kto chodí po firme a hľadá chyby.

Michal: To je častá predstava, ale je to veľký omyl. Kontrola len zisťuje, že sa niečo stalo. Povie: „Aha, tu je chyba.“ Ale controlling sa pýta: „Prečo tá chyba vznikla a ako zabezpečíme, aby sa už neopakovala?“

Lucia: Takže kontrola je spätné zrkadlo a controlling je skôr ako GPS navigácia?

Michal: Perfektné prirovnanie! Controlling je systém, ktorý spája plánovanie, kontrolu a informácie, aby pomohol manažérom firmu riadiť správnym smerom. Jeho cieľom nie je trestať za minulosť, ale zlepšovať budúcnosť.

Lucia: Dobre, takže ak je controlling tá GPS-ka, musí vedieť, kam ideme. To znamená, že všetko sa začína plánovaním, však?

Michal: Presne tak. Bez plánu je každá cesta len blúdenie. Podnik potrebuje plánovací systém, aby znížil riziko a určil si priority. V controllingu rozlišujeme dva hlavné typy plánovania.

Lucia: A to sú?

Michal: Strategické a operatívne. Predstav si, že staviaš loď. Strategické plánovanie je rozhodnutie, či chceš objaviť Ameriku alebo sa len plaviť po Dunaji. Je to dlhodobá vízia na roky dopredu.

Lucia: Rozumiem. A operatívne plánovanie?

Michal: To je už konkrétny plán na stavbu tej lode. Koľko dreva potrebujeme tento mesiac? Koľko ľudí? Aký bude rozpočet na plachty? Sú to krátkodobé a strednodobé plány, ktoré premieňajú tú veľkú víziu na konkrétne, merateľné kroky.

Lucia: A kde je v tomto všetkom úloha controllera? Je to ten hlavný plánovač?

Michal: Ani nie. Controller nie je kapitán, ale skôr navigátor. On nehovorí, kam sa má plaviť, to je úloha manažéra. Ale poskytuje kapitánovi všetky mapy, dáta o počasí a stave lode. Koordinuje celý proces plánovania, zbiera a analyzuje údaje a pomáha tvoriť rozpočty.

Lucia: Spomenul si rozpočty. To znie ako kľúčový nástroj.

Michal: Absolútne. Rozpočty sú základom operatívneho plánovania. Sú to vlastne plány prepočítané na peniaze. Plán tržieb, nákladov, zisku... V podstate je to finančná mapa cesty na najbližší rok.

Lucia: A čo ak sa firma tej mapy nedrží? Čo ak sa reálne náklady líšia od tých v rozpočte?

Michal: Výborná otázka. Práve tu prichádza na rad ten kontrolný systém. Ten neustále porovnáva plán so skutočnosťou. A keď zistí odchýlku, controller analyzuje, prečo vznikla. Zvýšili sa ceny materiálu? Alebo sme boli neefektívni?

Lucia: Takže to nie je len o tom zistiť, že míňame viac. Je to o tom zistiť prečo.

Michal: Presne. A táto kontrola môže byť predbežná, čiže ešte predtým, ako niečo kúpime. Priebežná, počas výroby. A samozrejme následná, keď sa pozrieme na výsledky za celý mesiac alebo štvrťrok. Cieľom je vždy poučiť sa a prijať nápravné opatrenia.

Lucia: Povedz mi, Michal, aké nástroje má controller k dispozícii? Vyzerá to, že len s kalkulačkou si asi nevystačí.

Michal: To teda nie, aj keď Excel je stále jeho najlepší kamarát. Nástroje delíme podobne ako plánovanie – na strategické a operatívne.

Lucia: Začnime tými strategickými. To znie tak... dôležito.

Michal: Aj sú. Sem patrí napríklad SWOT analýza, ktorú mnohí poznáte – analýza silných a slabých stránok, príležitostí a hrozieb. Alebo benchmarking, čo je v podstate porovnávanie sa s najlepšími konkurentmi. Prečo sú lepší? Čo robia inak?

Lucia: Aha, takže pozeranie sa cez plot k susedom, ale s cieľom sa niečo naučiť.

Michal: Presne tak. A potom sú tu operatívne nástroje, tie na každodennú prácu. To je už spomínané rozpočtovanie, analýza odchýlok, kalkulácie nákladov, alebo analýza bodu zvratu – teda výpočet, koľko výrobkov musíme predať, aby sme neboli v strate.

Lucia: Znie to ako detektívna práca s číslami.

Michal: V podstate áno. Controller je taký ekonomický detektív, ktorý hľadá stopy v dátach a pomáha manažmentu vyriešiť prípad s názvom „Ako dosiahnuť zisk“.

Lucia: Poďme sa ešte pozrieť na človeka, na samotného controllera. Aké je jeho postavenie vo firme? Už vieme, že nie je len kontrolór.

Michal: Jeho rola je kľúčová. Controller je partner manažéra. Manažér rozhoduje, controller mu na to pripravuje podklady. Manažér riadi, controller analyzuje výsledky a odporúča riešenia. Je to tímová práca.

Lucia: Aký je teda rozdiel medzi controllerom a napríklad účtovníkom?

Michal: Veľmi dôležitý. Účtovník sa zameriava na minulosť – presne a správne zaevidovať všetko, čo sa už stalo. Controller sa pozerá do budúcnosti. Využíva dáta z účtovníctva, aby pomohol plánovať a predvídať, čo sa stane.

Lucia: Takže účtovník je historik a controller je prognostik.

Michal: To sa mi páči! Áno. A kedy firma vlastne zistí, že potrebuje controllera? Keď rastie a riadenie sa stáva zložitejším. Keď potrebuje rýchle a presné informácie, aby mohla konkurovať na trhu.

Lucia: Aké sú teda hlavné prínosy zavedenia controllingu?

Michal: V skratke? Lepšie finančné výsledky, lepšia kontrola nákladov a celkovo vyššia efektivita. Controlling pomáha firme nielen prežiť, ale aj dlhodobo rásť a byť úspešnou.

Lucia: Na záver tu mám ešte jeden zaujímavý pojem – zisková páka. Čo to je? Znie to ako nejaký finančný trik.

Michal: Trik to nie je, ale je to veľmi silný nástroj na rozhodovanie. Zisková páka ukazuje, ako veľmi sa zmení zisk, keď sa zmenia tržby. Je to o vzťahu fixných a variabilných nákladov.

Lucia: Skús to vysvetliť na príklade.

Michal: Predstav si, že máš softvérovú firmu. Tvoje náklady sú hlavne fixné – platy programátorov, nájom kancelárie. Či predáš desať licencií alebo tisíc, náklady máš takmer rovnaké. To znamená, že máš vysokú ziskovú páku. Každá ďalšia predaná licencia je takmer čistý zisk.

Lucia: A naopak, reštaurácia má veľa variabilných nákladov – suroviny. Každý ďalší hosť znamená ďalšie náklady na jedlo.

Michal: Presne. Jej zisková páka je nižšia. Poznanie tohto konceptu pomáha manažmentu plánovať výrobu, predaj a hodnotiť riziko. A aby to všetko fungovalo, potrebujeme jednu zásadnú vec – kvalitný informačný systém.

Lucia: To znamená, že nestačí mať len dáta, ale treba ich vedieť aj správne vyberať a prezentovať?

Michal: Kľúčové je práve to. Pre riadenie stačí asi 10 až 15 percent všetkých dostupných informácií. Musia byť presné, aktuálne, ale hlavne zrozumiteľné a relevantné. Preto dobrý reporting využíva grafy, tabuľky a prehľadné vizualizácie.

Lucia: Takže správne fungujúci controlling stojí a padá na kvalitných informáciách a schopnosti s nimi pracovať. Je to vlastne nervový systém celej firmy.

Michal: Absolútne. A práve preto je to taká dôležitá a fascinujúca oblasť.

Lucia: A sme späť v Studyfi Podcaste. Minule sme s Michalom rozobrali nákladový controlling, teda ako si firmy strážia svoje náklady. Ale Michal, náklady nie sú všetko, však? Čo peniaze, ktoré prúdia dnu a von?

Michal: Presne tak, Lucia. A tým sa dostávame k ďalšiemu typu, a to je finančný controlling. Tu už nejde len o to, koľko čo stojí, ale hlavne o to, aby mala firma vždy dostatok peňazí na účte. Vieš, aby mohla platiť faktúry, mzdy... proste aby prežila.

Lucia: Aby neostala na suchu, chápem. Takže finančný controller je v podstate taký strážca firemného pokladu?

Michal: To je pekné prirovnanie! Áno, jeho hlavnou úlohou je zabezpečiť likviditu – to je tá schopnosť platiť záväzky – a zároveň sa starať o rentabilitu, teda aby firma zarábala.

Lucia: A ako to robí? Sleduje len stav na bankovom účte?

Michal: To je len začiatok. Jednou z kľúčových oblastí je controlling pracovného kapitálu. A v rámci neho napríklad controlling pohľadávok.

Lucia: Pohľadávky... to sú peniaze, ktoré firme dlhujú jej zákazníci za tovar alebo služby, správne?

Michal: Presne. A controller sleduje, koľko to je peňazí, kedy majú byť zaplatené a hlavne, či zákazníci platia načas. Pretože mať peniaze na papieri je super, ale na účte je to lepšie.

Lucia: To rozhodne. Spomínal si tam aj pojem „vek pohľadávok“. To znie trochu zvláštne. To akože pohľadávky starnú?

Michal: V podstate áno. Vek pohľadávok nám ukazuje, ako dlho sú faktúry po splatnosti. Rozdelíme si ich napríklad na tie, čo meškajú do 30 dní, od 30 do 60 dní, a tie, čo sú po splatnosti viac ako 90 dní.

Lucia: A čím je pohľadávka staršia, tým je asi väčšie riziko, že ju už nikto nezaplatí, však?

Michal: Bingo! Je to taký varovný systém. Ak vidíme, že nám rastie počet „starých“ pohľadávok, musíme rýchlo konať. Inak sa z nich môžu stať nedobytné pohľadávky a to sú pre firmu reálne stratené peniaze.

Lucia: Dáva to zmysel. A čo je teda výstupom? Ako vyzerá taký finančný report?

Michal: Je to taký komplexný zdravotný záznam finančného stavu firmy. Nájdeš v ňom cash flow, teda prehľad o príjmoch a výdavkoch. Potom stav likvidity, či máme dosť peňazí na najbližšie obdobie.

Lucia: Čiže taká finančná predpoveď počasia.

Michal: Presne! A samozrejme, je tam aj stav a vek pohľadávok a záväzkov, plus rôzne finančné ukazovatele a analýza odchýlok – teda porovnanie plánu s realitou.

Lucia: Takže manažér sa na to pozrie a hneď vie, či firme svieti slnko, alebo sa blíži búrka.

Michal: Presne tak. Je to kľúčový podklad pre správne rozhodnutia.

Lucia: Super. Poďme na ďalší typ. Investičný controlling. To znie ako niečo pre veľké korporácie, ktoré stavajú nové továrne za miliardy.

Michal: Nie nevyhnutne. Investičný controlling sa týka akéhokoľvek investičného projektu. Môže to byť kúpa nového stroja za desaťtisíc eur alebo zavedenie nového softvéru. Cieľ je vždy rovnaký: uistiť sa, že sa investované peniaze vrátia a ideálne aj zarobia niečo navyše.

Lucia: A ako to funguje v praxi? To si len na konci poviete, či sa to oplatilo?

Michal: Vôbec nie, to by bolo neskoro. Má to tri fázy. V prvej, predrealizačnej, sa plánuje a hodnotí, či má projekt vôbec zmysel. V realizačnej fáze sa kontroluje rozpočet a časový plán – či všetko ide, ako má.

Lucia: A tá tretia?

Michal: To je fáza využívania. Až keď investícia beží, porovnávame plánované prínosy so skutočnosťou. Až tu naozaj zistíme, či to bol dobrý krok.

Lucia: A report z tohto controllingu teda obsahuje porovnanie plánu a skutočnosti, výpočet návratnosti a zoznam rizík?

Michal: Presne tak. Je to taký strážca, aby sa investičné peniaze nerozkotúľali zlým smerom.

Lucia: Rozumiem. A čo ľudia? Existuje aj personálny controlling? To znie trochu... orwellovsky. Ako kontrola zamestnancov.

Michal: Neboj sa, nie je to o Veľkom bratovi, ktorý sleduje každý tvoj krok. Personálny controlling sa pozerá na ľudské zdroje z pohľadu efektivity a nákladov.

Lucia: Takže čo konkrétne sleduje?

Michal: Napríklad počet zamestnancov, ich produktivitu práce, fluktuáciu – teda ako často ľudia z firmy odchádzajú. A samozrejme, sledujú sa aj náklady na zamestnancov, od miezd až po školenia.

Lucia: Takže cieľom je mať správnych ľudí na správnych miestach a zabezpečiť, aby ich práca prinášala firme hodnotu.

Michal: Presne. Je to o optimalizácii. Ak je napríklad vysoká fluktuácia, stojí to firmu obrovské peniaze na nábore a zaškoľovaní nových ľudí. Personálny controlling na to upozorní.

Lucia: A v reporte potom manažment nájde údaje o počte zamestnancov, fluktuácii, absencii, produktivite a celkových personálnych nákladoch?

Michal: Áno, a často aj výsledky hodnotenia zamestnancov. Je to mapa, ktorá ukazuje, ako je na tom najcennejší kapitál firmy – jej ľudia.

Lucia: Fascinujúce. A na záver tu máme niečo, čo znie veľmi moderne: Green controlling. Je to len taký trend, alebo to má reálny význam?

Michal: Je to obrovská a čoraz dôležitejšia téma! Green controlling, alebo ekologický controlling, spája ciele firmy s ochranou životného prostredia. A vieš, čo je na tom najlepšie?

Lucia: No, som zvedavá.

Michal: Že to nie je len o záchrane planéty, ale aj o peniazoch. Keď firma zníži spotrebu energie alebo množstvo odpadu, šetrí nielen prírodu, ale aj svoje náklady. Je to win-win situácia.

Lucia: Aha! Takže to nie je len o imidži „zelenej firmy“. Sledujú sa tam konkrétne čísla?

Michal: Samozrejme. Používajú sa takzvané ekologické KPI. Napríklad emisie CO₂ na jednotku produkcie, spotreba vody na výrobok alebo percento recyklovaného odpadu. Sú to tvrdé dáta.

Lucia: Takže prínosom sú nižšie náklady, lepšie meno firmy a samozrejme, menší negatívny dopad na prostredie.

Michal: Presne. A vďaka tomu má firma aj konkurenčnú výhodu, lebo zákazníci a investori sú na tieto veci čoraz citlivejší.

Lucia: Uf, Michal. Finančný, investičný, personálny, zelený... to je toľko reportov a čísel! Ako to má jeden manažér všetko ustrážiť a nestratiť sa v tom?

Michal: Výborná otázka! Predstav si, že by si v aute mala desiatky rôznych budíkov a papierov namiesto jedného prehľadného prístrojového panela. Asi by si sa ďaleko nedostala.

Lucia: To teda nie. Nabúrala by som pri prvej zákrute.

Michal: A presne preto dnes existujú manažérske dashboardy. Je to taká prístrojová doska pre firmu. Na jednej obrazovke vidíš pomocou grafov a vizualizácií tie najdôležitejšie ukazovatele zo všetkých oblastí.

Lucia: Takže namiesto čítania stostranových reportov sa pozriem na jeden graf a hneď vidím, či sú tržby zelené a náklady červené?

Michal: Presne tak. Nástroje ako Power BI dokážu spracovať obrovské množstvo dát a zobraziť ich v zrozumiteľnej a interaktívnej podobe. Vidíš trendy, odchýlky, problémy... a môžeš sa rýchlo a správne rozhodnúť.

Lucia: Znie to ako budúcnosť riadenia. Kombinuje to finančné aj nefinančné ukazovatele na jednom mieste.

Michal: Je to už súčasnosť a je to nevyhnutnosť. Umožňuje to manažérom mať firmu naozaj pod kontrolou. Ale k reportingu a jeho rôznym formám sa ešte dostaneme podrobnejšie...

Lucia: ...Takže firmy si stanovia ciele, to je super. Ale ako vlastne zistia, či ich plnia? Sledujú si to nejako?

Michal: Presne tak, Lucia. Bez sledovania a merania by to boli len prázdne sľuby. A práve tu prichádza na rad to, čomu hovoríme ESG reportovanie.

Lucia: Reportovanie? To znie dosť... úradne. Čo všetko na to potrebujú?

Michal: Vôbec to nie je zložité. Predstav si to ako sledovanie vlastných výdavkov v apke. Firma jednoducho zbiera dáta o svojej prevádzke. Ide hlavne o energetické údaje.

Lucia: Čiže koľko elektriny a tepla minuli?

Michal: Áno, presne ako keď ti príde domov faktúra. A k tomu sa pridávajú údaje o odpadoch a emisiách. Teda koľko smetí vyprodukovali a koľko CO₂ vypustili.

Lucia: Dobre, takže majú kopu čísel. Čo s nimi potom urobia? Založia si ich do šanónu?

Michal: To by asi nestačilo. Všetky tieto dáta sa spracujú do jedného kľúčového dokumentu. Hovorí sa mu ESG report, alebo niekedy aj Green report.

Lucia: Green report. To je v podstate také vysvedčenie firmy, ale z ekológie?

Michal: To je perfektné prirovnanie! Áno! V tomto reporte nájdeš všetko pekne pokope. Sú tam kľúčové ekologické ukazovatele, takzvané KPI.

Lucia: A to sú tie konkrétne čísla, ktoré si spomínal?

Michal: Presne tak. Detailná spotreba energií a vody, presné dáta o emisiách CO₂ aj to, ako firma manažuje svoje odpadové hospodárstvo.

Lucia: A to najdôležitejšie je tam tiež? Či sa im darí plniť tie ciele, ktoré si na začiatku stanovili?

Michal: Samozrejme, to je pointa celého reportu. Je to vlastne taký odpočet. Dôkaz namiesto sľubov. Ale teraz prichádza tá kľúčová otázka... pre koho vlastne firmy takéto reporty píšu?

Lucia: Tak a sme vo finále! Posledná téma pre dnešok je kalkulácia nákladov, konkrétne vyhodnocovanie odchýlok. Znie to trochu strašidelne, Michal.

Michal: Ale vôbec nie je. V skratke len porovnávame plán so skutočnosťou. Zisťujeme, kde sme minuli viac alebo menej, než sme čakali.

Lucia: Dobre, takže porovnávame plán a realitu. A čo presne sledujeme pri systéme úplných nákladov?

Michal: Sledujeme hlavne štyri druhy odchýlok. Cenovú – či sme nenakúpili materiál drahšie. A množstvovú, teda či sme ho nespotrebovali priveľa.

Lucia: Chápem. Takže ak si naplánujem kilo múky na koláč a spotrebujem dve, lebo polovica skončila na zemi... to je množstvová odchýlka?

Michal: Presne tak! Potom je tu ešte objemová, ak vyrobíme iný počet kusov, a režijná, ktorá sleduje tie ostatné, nepriame náklady.

Lucia: Jasné. A pointa je zistiť, prečo sa to stalo a napraviť to, však?

Michal: Presne tak. Je to vlastne kontrola, či sme hospodárni a efektívni.

Lucia: A aký je rozdiel pri neúplných, teda variabilných nákladoch? Je to to isté?

Michal: Princíp je veľmi podobný, ale sústredíme sa len na variabilné náklady. Tie, čo sa menia s výrobou. Kľúčový je tu takzvaný „príspevok na úhradu“.

Lucia: To je ten rozdiel medzi predajnou cenou a variabilnými nákladmi, však?

Michal: Áno. Sledujeme, či nám tento príspevok dostatočne kryje fixné náklady a tvorí zisk. Pomáha to pri rýchlych, krátkodobých rozhodnutiach.

Lucia: Super! Tak poďme si to celé zhrnúť. Dnes sme prebrali rôzne metódy kalkulácií, od delenia až po prirážkovú, a skončili sme pri analýze odchýlok.

Michal: Áno. A ten hlavný odkaz je... poznať svoje náklady je absolútnym základom každého podnikania. Bez toho je to len strieľanie naslepo.

Lucia: To si povedal pekne. Tak, a to bola posledná téma. Michal, ďakujem ti. A vám, milí poslucháči, ďakujeme, že ste boli s nami.

Michal: Aj ja ďakujem. A nezabudnite, že aj ďalšia epizóda Studyfi Podcastu bude plná užitočných informácií. Majte sa krásne!