Direito Notarial e a Função do Notário

O Direito Notarial e a Função do Tabelião são pilares fundamentais no sistema jurídico que garantem a segurança e a certeza nos atos e fatos legais. Este artigo explorará em detalhe as responsabilidades, atribuições e o arcabouço legal que rege o trabalho do tabelião, oferecendo um guia claro e conciso para estudantes e qualquer pessoa interessada em compreender a importância dessa figura. Você descobrirá o que um tabelião faz, quais são seus limites, como os cartórios são organizados e a relevância dos documentos notariais.

Obrigações Essenciais no Direito Notarial e na Função do Tabelião

A função do tabelião é regida por um rigoroso conjunto de deveres. Essas obrigações asseguram a imparcialidade, o profissionalismo e a salvaguarda das informações confiadas à sua fé pública. É crucial para o correto desempenho do Direito Notarial.

• Prestação de serviços: O tabelião deve atuar pessoalmente e é obrigado a prestar seus serviços quando solicitado, especialmente em demandas inadiáveis de interesse social. Sua atuação é rogada, ou seja, a pedido da parte, mas não pode recusar-se injustificadamente.
• Aviso de início de funções: Ao iniciar suas atividades, o tabelião deve informar à Direção Geral Jurídica e de Estudos Legislativos e ao Colégio Notarial.
• Guardar sigilo (segredo profissional): O tabelião tem a obrigação inquebrantável de manter a confidencialidade sobre os atos e fatos registrados em seu protocolo. Somente pode fornecer informações a quem demonstrar interesse jurídico direto no ato.

Compatibilidade e Incompatibilidade com a Função Notarial: Uma Análise Essencial

A imparcialidade do tabelião é um princípio norteador. Para garanti-la e liberá-lo de possíveis pressões, a lei estabelece um arcabouço claro de compatibilidades e incompatibilidades com a função notarial. Essa distinção é fundamental para compreender a ética e o alcance da atividade do tabelião.

Atividades Compatíveis com a Função Notarial:

• Aceitar e desempenhar cargos acadêmicos e docentes.
• Representar seu cônjuge, ascendentes, descendentes (por consanguinidade ou afinidade) e irmãos.
• Ser tutor, curador ou testamenteiro.
• Desempenhar o cargo de membro do conselho de administração, fiscal ou secretário de associações ou sociedades.
• Resolver consultas jurídicas.
• Ser árbitro ou secretário arbitral.
• Ser mediador jurídico.

Atividades Incompatíveis com a Função Notarial:

• Qualquer emprego, cargo ou comissão público ou privado.
• Emprego ou comissão de particulares.
• Desempenho de mandato judicial.
• Exercício da profissão de advogado em assuntos contenciosos.
• A atividade de comerciante ou agente de câmbio.
• Ser ministro de qualquer culto.

Permuta, Substituição e Associação do Tabelião: Mecanismos para a Continuidade do Serviço

A Lei do Notariado contempla diversos mecanismos que permitem a continuidade e flexibilidade na prestação do serviço notarial, tais como a permuta, a substituição e a associação. Essas figuras são vitais para a operacionalidade de um cartório.

A Permuta de Cartórios: O que é e Como Funciona?

A permuta permite que dois tabeliães troquem o número de seu cartório e o protocolo em que atuam. Essa figura pode ser benéfica, por exemplo, quando um tabelião de idade avançada deseja transferir sua clientela para um colega mais jovem ou quando se permuta um cartório ativo por um vago. Requer o consentimento da autoridade competente e, se considerado útil, a opinião do Colégio Notarial.

Substituição Notarial: Garantindo o Serviço na Ausência do Titular

A substituição assegura que o serviço público notarial não seja interrompido pela ausência temporária do titular. O substituto assume as mesmas funções que o tabelião titular. Os tabeliães são obrigados a celebrar convênios de substituição (até por três tabeliães), os quais devem ser registrados na Direção Geral Jurídica e de Estudos Legislativos, no Registro de Imóveis e Títulos e Documentos, no Arquivo Geral de Notas e no Colégio Notarial, além de serem publicados no Diário Oficial. Esses convênios devem ser realizados dentro de noventa dias corridos a partir do início das funções do tabelião.

Associação Notarial: Colaboração para um Protocolo Compartilhado

A associação permite que até três tabeliães celebrem um convênio para atuar em um único protocolo, utilizando o do tabelião mais antigo. Esses convênios também devem ser registrados e publicados no Diário Oficial. Os tabeliães associados não podem celebrar convênios de substituição enquanto sua associação estiver vigente.

Elementos Essenciais da Função Notarial: Protocolo, Apêndice, Selo e Letreiro

Para o correto exercício do Direito Notarial, o tabelião se apoia em uma série de instrumentos e elementos físicos que garantem a autenticidade, a conservação e a acessibilidade dos atos jurídicos. Estes são cruciais para entender como um cartório opera.

O Protocolo Notarial: Coração da Fé Pública

O protocolo é o conjunto de livros com folhas autorizadas, numeradas e seladas, onde o tabelião assenta e autoriza as escrituras e atas, juntamente com seus apêndices. É um elemento essencial da função notarial, já que a fé pública é documental, não verbal. As folhas, propriedade do governo estadual, são as páginas onde os documentos originais são assentados.

O Apêndice: Documentos Complementares do Protocolo

Para cada livro do protocolo, o tabelião deve manter um apêndice, uma pasta que contém os documentos e elementos materiais relacionados com os instrumentos. Esses documentos, ordenados por letras ou números, fazem parte integrante do protocolo e são entregues juntamente com os livros ao Arquivo Geral de Notas. O apêndice pode conter documentos que são anexados como parte, complemento ou simples relação da ata ou escritura.

O Índice Notarial: Organização e Localização de Instrumentos

O índice é um livro anual, elaborado em duplicata, onde são assentados em ordem alfabética os nomes dos outorgantes ou solicitantes e a denominação do ato ou fato de todos os instrumentos autorizados ou com a razão de “Não passou”. Inclui o número progressivo, o livro a que pertence, a data e os números das folhas. Um exemplar é entregue à Direção Geral e o outro é conservado pelo tabelião.

O Selo de Autorizar: Símbolo da Fé Pública do Estado

O selo de autorizar é o meio pelo qual o tabelião exerce sua faculdade de fé pública. De forma circular e com a efígie de Don Miguel Hidalgo y Costilla, deve incluir o nome e sobrenomes do tabelião, o número do cartório e o local de exercício. Representa o poder autenticador do Estado. Sua ausência produz a nulidade do instrumento. Tanto o selo quanto o protocolo são propriedade do Estado, embora o tabelião os adquira às suas custas. São registrados perante as autoridades correspondentes e são destruídos quando deixam de ser utilizados.

O Letreiro: Identificação Pública do Cartório

O letreiro é um anúncio externo que deve ser colocado no escritório do tabelião. Contém seu nome, o número do cartório e o horário de trabalho. Dado que a atividade notarial é um serviço público, o letreiro é de grande utilidade para os usuários, facilitando a identificação e o acesso ao cartório.

O Arquivo do Tabelião: Conservação e Segredo Profissional

O arquivo do tabelião é composto por expedientes, protocolos e os documentos do apêndice, assim como seu arquivo particular (recibos, papelaria). Este arquivo não é público e é fundamental para os princípios de conservação do instrumento e segredo profissional, sendo utilizado apenas pelo tabelião ou seu substituto.

Documentos Notariais: Escritura Pública, Ata Notarial e Traslado

A fé pública notarial é sempre documental. Os documentos notariais são a essência do Direito Notarial, sendo a escritura pública e a ata os principais instrumentos originais, dos quais se derivam traslados e cópias autenticadas. Compreender suas diferenças é chave.

A Escritura Pública: Formalização de Atos Jurídicos

Segundo o Artigo 87 da Lei do Notariado, a escritura é o original assentado em folhas autorizadas para fazer constar um ou mais atos jurídicos, assinada pelos intervenientes e pelo tabelião, que além disso a sela. Tem pleno valor probatório e presume-se válida até que seja declarada nula judicialmente.

Requisitos da Redação da Escritura Pública

O tabelião redige as escrituras em português (permitindo palavras em outro idioma se forem termos técnicos) e segue regras específicas:

• Proêmio: Inclui local, data, nome do tabelião, número do cartório, caráter (titular ou substituto), atos contidos e nomes dos comparecentes.
• Hora: É indicada quando a lei ordena ou o tabelião considerar pertinente.
• Antecedentes: São consignados e o tabelião certifica ter tido à vista os documentos apresentados.
• Imóveis: Examinam-se os títulos, relaciona-se o último título de propriedade e citam-se os dados registrais.
• Documentos administrativos e fiscais: Devem ser relacionados.
• Ausência de originais: O tabelião pode certificar a existência de documentos certificados em arquivos públicos sob sua responsabilidade.
• Modificações de imóveis: Não se modificará a descrição de um imóvel para adicionar área que não lhe corresponde, salvo por resolução judicial ou administrativa. Erros aritméticos ou de transcrição podem ser retificados mediante escritura.
• Protocolização de atas: Somente serão relacionados os antecedentes necessários para comprovar a legal constituição, personalidade e acordos.
• Citação de instrumentos anteriores: Expressa-se o nome e número do tabelião, número e data do instrumento e sua inscrição registral.
• Declarações: São redigidas ordenadamente.
• Cláusulas: Claras, concisas, juridicamente precisas e sem fórmulas inúteis.
• Objeto do ato: Precisar as coisas para evitar confusões, especialmente imóveis (natureza, localização, confrontações, dimensões).
• Renúncias de direitos: Determinar as renúncias válidas e explicar verbalmente seus efeitos jurídicos, com especial atenção a grupos vulneráveis.
• Personalidade: Comprovar a personalidade de representantes ou de quem exerça um cargo mediante relação, inserção ou anexação de documentos. Devem declarar a capacidade de seus representados e a vigência de sua representação ou cargo.
• Documentos em outro idioma: Devem ser traduzidos por perito reconhecido, anexando original ou cópia cotejada com sua tradução.
• Apêndice: Expressar letra ou número do documento anexado no maço.
• Dados gerais: Nome, sobrenomes, nacionalidade, data e local de nascimento, estado civil, ocupação, domicílio de outorgantes e representados. No caso de mulheres casadas, pode-se adicionar o sobrenome paterno do marido se o solicitarem.
• Fé do tabelião: Fazer constar seu conhecimento ou a identidade dos outorgantes, sua capacidade legal, o direito de ler a escritura, que foi lida e compreendida, a conformidade e assinatura, a impressão digital se não puderem assinar, a data da assinatura e os fatos presenciados.

Assinatura da Escritura: Consentimento e Conformidade

A assinatura da escritura é a manifestação do consentimento e da conformidade dos outorgantes. Assina-se ao final do que foi escrito, preenchendo com linhas qualquer espaço em branco anterior às assinaturas. São proibidas as emendas e rasuras.

Adição, Variação e Ressalva na Escritura

Antes da assinatura, os outorgantes podem solicitar adições ou variações. O tabelião deve assentá-las, dar leitura e explicar as consequências legais. É crucial não deixar espaços em branco entre a assinatura e a modificação. As correções (rasurar ou entre-linhas) devem deixar legível o texto tachado e serem ressalvadas ao final da escritura, indicando o que vale e o que não vale.

Revogação, Rescisão, Modificação ou Retificação da Escritura

Uma vez assinada, uma escritura não pode ser modificada, revogada, rescindida nem retificada por simples nota complementar. Requer a outorga de uma nova escritura e a anotação ou comunicação correspondente.

Distinção entre Escritura Pública e Ata Notarial: Fatos vs. Atos Jurídicos

A Lei do Notariado distingue claramente: a escritura pública faz constar atos jurídicos (declarações de vontade, negócios), enquanto a ata notarial faz constar fatos jurídicos ou materiais. Na escritura, o tabelião dirige e conforma legalmente a relação privada e dá fé do consentimento; na ata, limita-se a dar fé da existência de um fato tal como se realiza.

A Escritura Pública que Eleva o Contrato à Forma Debida

Elevar um contrato a escritura pública não é o mesmo que ratificar uma assinatura ou protocolizar um documento. É constituir ou moldar um contrato dando-lhe as formalidades legais. O tabelião se responsabiliza pela redação, dá fé de conhecimento, capacidade e manifestação de vontade. Essa nova outorga convalida o contrato, diferentemente da ratificação ou protocolização que não o fazem.

Traslado Notarial, Cópias Autenticadas, Cópias Simples

Os documentos que o tabelião expede às partes interessadas são traslados, certificações, cópias autenticadas e cópias simples. A matriz é o documento original assentado no protocolo. Os interessados podem solicitar tantos traslados e cópias quantas desejarem.

Segundo o Artigo 143, o traslado é a cópia que transcreve ou inclui, reproduzidos, os documentos anexos do apêndice (exceto os já inseridos). Pela fé do tabelião e a matricidade de seu protocolo, o traslado tem valor de instrumento público. É prudente, por exemplo, em testamentos de pessoas idosas, anexar um atestado médico que comprove sua lucidez.

Ausência, Suspensão e Cessação Definitiva de Funções do Tabelião

A continuidade da função notarial é regulada também por disposições que contemplam a ausência, suspensão e cessação definitiva do tabelião, garantindo que o serviço se mantenha ou que a fé pública seja exercida por um profissional apto.

Ausência do Tabelião

• Ausência por 30 dias: O tabelião pode ausentar-se por até 30 dias (consecutivos ou alternados em um semestre) apenas comunicando por escrito à Direção Geral Jurídica e de Estudos Legislativos e ao Colégio Notarial.
• Ausência por um ano: Pode solicitar licença por até um ano, consultando as autoridades competentes e o Colégio Notarial.
• Ausência por licença indefinida: Concede-se licença renunciável pelo tempo que durar o desempenho de um cargo de eleição popular, judicatura ou qualquer emprego ou comissão públicos (ex: presidente, governador, deputado).

Suspensão Temporária do Tabelião

A suspensão temporária pode ocorrer por sanção ou incapacidade, segundo o Artigo 194. As causas incluem:

• Decretação de prisão preventiva por crimes dolosos contra o patrimônio.
• Incapacidade física ou mental que impeça sua atuação.
• Sanção por autoridade competente.
• Outras causas legais.

Uma suspensão por um ano (Artigo 228) procede por reincidência em faltas como realizar atividades incompatíveis, provocar nulidade de instrumentos, não guardar segredo profissional, atuar com parcialidade, sem rogadação de parte ou sem se identificar como tabelião.

Cessação Definitiva de Funções: Cassação da Delegação

A morte, renúncia e remoção são causas de cessação definitiva de funções, também referida como cassação da delegação. O Artigo 154 detalha causas de cassação:

• Não iniciar funções conforme a lei.
• Renúncia expressa.
• Falecimento.
• Não desempenhar pessoalmente as funções de tabelião.
• Falta de probidade, deficiências ou vícios comprovados no exercício.
• Não manter vigente a garantia de seus atos.
• Completar 75 anos e ser declarado incapacitado pela Secretaria.

O Executivo Estadual realizará o cancelamento definitivo da delegação, após um procedimento que permita ao tabelião defender-se nos casos correspondentes.

Fiscalização e Inspeção de Cartórios: Garantia de Cumprimento

A correta função notarial é supervisionada pelas autoridades competentes, que, por meio de inspeções, garantem o cumprimento da lei. Essa fiscalização notarial é um pilar fundamental do Direito Notarial.

Inspetores de Cartórios: Requisitos e Funções

Os inspetores são nomeados e removidos pela autoridade competente e são servidores públicos. Para ser inspetor, requer-se:

• Ser brasileiro nato.
• Ter entre 24 e 60 anos.
• Estar em pleno exercício dos direitos, com faculdades físicas e mentais adequadas.
• Gozar de boa reputação e não ser ministro de culto.
• Ser profissional do Direito com título de advogado e carteira profissional.
• Não estar sujeito a processo.
• Ter aprovação em concurso para ingresso na atividade notarial.

As inspeções podem ser gerais (anuais, de ofício) ou especiais (por queixa). São realizadas mediante ordem escrita, fundamentada e motivada, em dias e horas úteis. O tabelião deve oferecer facilidades; caso contrário, pode ser sancionado com advertência ou multa.

O inspetor tem 15 dias úteis para apresentar o resultado. Se houver infrações, a autoridade competente aplicará sanções como advertência, multas, suspensão temporária ou cessação de funções.

A Organização Notarial e a Intervenção do Poder Executivo

O Estado, por meio de seus órgãos executivos, exerce a fé pública e regula a organização notarial. A intervenção do Poder Executivo é fundamental para o funcionamento do notariado.

Chefe de Governo do Distrito Federal

O titular do Governo do DF expede delegações de tabelião e de aspirantes, autoriza novos cartórios, nomeia o presidente da banca examinadora em concursos e assina resoluções de cessação, além de resolver recursos de inconformidade.

Consultoria Jurídica e de Serviços Legais e Direção Geral Jurídica e de Estudos Legislativos

Essas dependências são a Autoridade Competente (Artigo 2, Inciso VI da Lei do Notariado para o Distrito Federal). Suas atribuições incluem:

• Submeter à consideração do Chefe de Governo a outorga de delegações de tabelião e de aspirante.
• Estabelecer diretrizes técnico-jurídicas para a aplicação e supervisão de disposições notariais.
• Receber, tramitar e resolver queixas contra tabeliães.
• Aplicar as disposições legais em matéria de notariado e fiscalizar seu cumprimento.
• Coordenar e fiscalizar a função notarial.
• Requisitar tabeliães para atender a assuntos de interesse público.
• Comunicar deficiências ao Colégio Notarial.
• Interditar escritórios que se apresentem como cartórios sem estarem atendidos por um tabelião do DF.
• Publicar editais para concursos de provas e títulos.
• Registrar o selo e a assinatura do tabelião.
• Formular denúncias de fatos se uma visita revelar um delito.

Atribuições e Faculdades do Tabelião

Além de dar fé, o tabelião é um assessor dos outorgantes. Interpreta, redige e dá forma legal à vontade das partes. Está facultado a reproduzir e dar fé dos instrumentos de seu protocolo. Atua também como auxiliar da administração de justiça, conselheiro, árbitro (cobrando honorários convencionados ou estabelecidos por lei) ou assessor internacional.

Perguntas Frequentes sobre o Direito Notarial e a Função do Tabelião

Qual é a principal diferença entre uma escritura pública e uma ata notarial?

A diferença principal reside em seu objeto: a escritura pública é utilizada para fazer constar atos jurídicos (como contratos ou testamentos, que implicam declarações de vontade e consequências legais), enquanto a ata notarial certifica fatos jurídicos ou materiais (como a existência de um documento ou uma notificação), sem que o tabelião conforme a vontade das partes.

Um tabelião pode recusar-se a prestar seus serviços?

Embora a atuação do tabelião seja rogada, ou seja, a pedido da parte, ele tem a obrigação de prestar seus serviços quando solicitado. Somente poderia recusar-se em casos legalmente justificados, como a incompatibilidade do ato com a lei ou se carecer de competência territorial. Não pode recusar-se se se tratar de satisfazer demandas inadiáveis de interesse social.

O que acontece se um tabelião cometer uma falta grave no exercício de suas funções?

Se um tabelião cometer uma falta grave, como a falta de probidade, notórias deficiências, permitir a suplantação de pessoas ou exercer funções contrárias à lei, ele pode ser sujeito a sanções que vão desde uma advertência por escrito e multas, até a suspensão temporária ou a cessação definitiva de suas funções, o que implica a cassação de sua delegação.

Que importância tem o protocolo notarial para a segurança jurídica?

O protocolo notarial é essencial para a segurança jurídica porque é o repositório original e autorizado de todas as escrituras e atas que o tabelião assenta. Ao ser propriedade do Estado e estar sujeito a rigorosas normas de conservação e registro, garante a autenticidade, integridade e inalterabilidade dos documentos, proporcionando plena fé pública e valor probatório aos atos jurídicos.