La nómina y contabilidad en Colombia son pilares fundamentales para cualquier empresa y un conocimiento esencial para estudiantes y auxiliares contables. Entender cómo se calculan los salarios, las deducciones y las prestaciones sociales es clave para el cumplimiento legal y la gestión financiera. Este artículo desglosa los conceptos más importantes y los cambios más recientes para el año 2026.
¿Qué es la Nómina en Colombia? Una Visión General
La nómina es el proceso mediante el cual una empresa calcula, liquida y paga los salarios y otros conceptos laborales a sus trabajadores. Además, implica realizar los descuentos legales y registrar toda la información en la contabilidad. Es un documento que resume todos los ingresos y egresos de un empleado en un periodo determinado.
Los componentes esenciales de la nómina incluyen:
- Salario
- Horas extras y recargos
- Comisiones y bonificaciones salariales
- Prestaciones sociales
- Seguridad social
- Deducciones
- Neto a pagar
Normativa Clave para la Nómina y Contabilidad
Como auxiliar contable o estudiante, es crucial conocer la legislación colombiana que rige la nómina. Las normas fundamentales que debes manejar son:
- Constitución Política de Colombia
- Código Sustantivo del Trabajo (CST)
- Ley 100 de 1993 (Seguridad Social)
- Ley 2101 de 2021 (reducción de la jornada laboral)
- Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral)
- Decreto 1072 de 2015
- Normativa de la UGPP
- PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes)
Salario Mínimo y Cambios Importantes en la Nómina 2026
El año 2026 trae consigo actualizaciones importantes que impactan directamente el cálculo de la nómina. Es fundamental estar al tanto de estos valores y modificaciones.
Salario Mínimo Legal Vigente (2026)
Para el año 2026, los valores que debes memorizar son:
- Salario mínimo: $1.750.905
- Auxilio de transporte: $249.095
- Total para quien tiene derecho al auxilio: $2.000.000
Novedades en la Jornada Laboral y Recargos para 2026
La reforma laboral introduce cambios significativos que afectarán el cálculo de horas extras y recargos:
- Jornada laboral: Desde el 15 de julio de 2026, la jornada máxima semanal será de 42 horas, sin reducción del salario.
- Jornada nocturna: Se considera trabajo nocturno el horario desde las 7:00 p. m. hasta las 6:00 a. m.
- Dominicales y festivos: A partir del 1 de julio de 2026, el recargo por trabajar en estos días será del 90 % sobre la hora ordinaria, aumentando al 100 % en 2027.
Devengados, Deducciones y el Neto a Pagar en Nómina
Para liquidar correctamente una nómina, es esencial diferenciar entre los valores que el trabajador gana (devengados) y los descuentos que se le aplican (deducciones).
¿Qué son los Devengados?
Los devengados son todos los valores que el trabajador gana o a los que tiene derecho. Son la suma de todos los conceptos que constituyen el ingreso bruto del empleado. Ejemplos incluyen:
- Salario
- Horas extras y recargos
- Comisiones y bonificaciones salariales
- Auxilio de transporte
- Vacaciones remuneradas
¿Qué son las Deducciones?
Las deducciones son los descuentos que se realizan al trabajador de su salario bruto, ya sean por ley o por acuerdos específicos. Algunos ejemplos comunes son:
- Aportes a salud
- Aportes a pensión
- Retención en la fuente (si aplica)
- Libranzas
- Embargos
Cálculo del Neto a Pagar
El neto a pagar es la cantidad final de dinero que el trabajador recibe después de aplicar todas las deducciones a los devengados. La fórmula es sencilla:
Neto a pagar = Devengados − Deducciones
Prestaciones Sociales y Seguridad Social en Colombia
Además del salario, las empresas deben cumplir con obligaciones relacionadas con las prestaciones sociales y la seguridad social, que son fundamentales para el bienestar del trabajador.
Prestaciones Sociales Esenciales
Todo auxiliar contable debe saber liquidar las siguientes prestaciones sociales:
- Prima de servicios
- Cesantías
- Intereses sobre cesantías
- Vacaciones
- Dotación (cuando corresponda)
Aportes a Seguridad Social
La seguridad social garantiza la protección del trabajador en diversas situaciones. Los aportes se dividen entre empleado y empleador:
- Aportes del trabajador: Salud y Pensión.
- Aportes del empleador: Pensión, ARL (Administradora de Riesgos Laborales), Caja de Compensación Familiar, ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) y SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje), estos últimos dos si aplica según el número de empleados y exenciones.
Tipos de Contrato y Novedades de Nómina
La forma en que se vincula un trabajador y los eventos que ocurren durante su relación laboral impactan directamente la nómina.
Contratos de Trabajo en Colombia
Es vital que distingas los diferentes tipos de contratos laborales:
- Término indefinido
- Término fijo
- Obra o labor
- Aprendizaje SENA
- Prestación de servicios (honorarios), que, aunque no es un contrato laboral, es una forma común de vinculación profesional.
Novedades que Afectan la Nómina
Las novedades de nómina son eventos que modifican el valor final a pagar al trabajador. Ejemplos de estas son:
- Horas extras e incapacidades
- Vacaciones y licencias
- Ingresos y retiros de personal
- Bonificaciones y embargos
El Proceso de la Nómina y su Contabilidad
La liquidación de nómina sigue una secuencia lógica de pasos, que culmina con su registro contable.
Pasos para Liquidar una Nómina
El proceso de una nómina generalmente incluye:
- Registrar novedades.
- Calcular devengados.
- Calcular deducciones.
- Obtener el neto a pagar.
- Revisar y aprobar la nómina.
- Realizar el pago a los trabajadores.
- Registrar contablemente la nómina.
Conceptos Clave en la Contabilidad de Nómina
Para un auxiliar contable, es fundamental comprender los siguientes conceptos relacionados con la contabilidad de la nómina:
- Causación: Registro del gasto en el momento en que se incurre, independientemente del pago.
- Gasto de nómina: El costo total para la empresa de tener empleados, incluyendo salarios, prestaciones y aportes.
- Pasivo laboral: Las obligaciones pendientes de pago de la empresa hacia sus empleados y entidades de seguridad social.
- Provisiones: Reservas de dinero que la empresa aparta para cubrir futuras obligaciones como cesantías o primas.
- Asientos contables: Los registros que reflejan las transacciones de nómina en los libros contabilidad.
- Cuentas por pagar: Las obligaciones inmediatas de pago derivadas de la nómina.
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Herramientas y Conceptos Adicionales para la Nómina
Un buen dominio de herramientas tecnológicas y el conocimiento de la nómina electrónica son esenciales en el entorno actual.
Excel para Auxiliares Contables
El dominio de Excel es una habilidad indispensable. Algunas funciones clave incluyen:
SI,SI.ERRORBUSCARX,BUSCARVSUMAR.SI.CONJUNTO,CONTAR.SIREDONDEARFECHA,FIN.MES- Tablas dinámicas
Nómina Electrónica en Colombia
La nómina electrónica es una exigencia de la DIAN y es vital conocerla:
- Qué es: Un documento soporte de pago de nómina generado electrónicamente.
- Quiénes están obligados: Empresas que deducen los pagos de nómina como costo o gasto.
- Relación con la DIAN: Permite a la DIAN fiscalizar los costos de nómina.
- Documentos soporte: Cada pago de nómina genera un documento electrónico.
- Plazos: Conocer los plazos generales de transmisión establecidos por la DIAN.
Conceptos Esenciales para Dominar la Nómina
Para consolidar tu conocimiento, aquí hay una lista de términos que debes tener claros:
- Nómina, Salario
- Devengado, Deducción, Neto a pagar
- Prestaciones sociales, Seguridad social
- EPS (Entidad Promotora de Salud), Fondo de pensiones, ARL
- PILA, Auxilio de transporte
- Jornada laboral, Hora extra, Recargo
- Cesantías, Prima de servicios, Vacaciones
- Provisión, Pasivo laboral
Preguntas Frecuentes sobre Nómina y Contabilidad en Colombia
Aquí respondemos a algunas de las preguntas más comunes que surgen entre estudiantes y profesionales sobre la nómina y contabilidad en Colombia.
¿Qué es una nómina y por qué es importante?
La nómina es el registro detallado de los salarios, deducciones y pagos a los empleados en un periodo específico. Es crucial porque garantiza el cumplimiento legal, asegura el pago correcto a los trabajadores y permite a la empresa gestionar sus costos laborales de forma transparente.
¿Cuál es la diferencia entre un devengado y una deducción?
Un devengado es un valor que el trabajador gana, como el salario base, horas extras o comisiones, sumando el ingreso bruto. Una deducción es un descuento que se le hace a ese ingreso, como los aportes a salud, pensión o retención en la fuente, resultando en el neto a pagar.
¿Qué son las prestaciones sociales en el contexto colombiano?
Las prestaciones sociales son beneficios adicionales al salario que el empleador debe pagar al trabajador, establecidas por la ley colombiana. Incluyen conceptos como la prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones, que buscan proteger al empleado y mejorar su calidad de vida.
¿Cómo se registra contablemente una nómina?
Contablemente, la nómina se registra como un gasto de personal que afecta las cuentas de gastos y pasivos. Se utilizan asientos contables para reconocer los salarios, prestaciones y aportes a seguridad social como gastos, y las cuentas por pagar a empleados y entidades como pasivos, hasta que se realiza el pago.