El Análisis y Diseño de Puestos de Trabajo es una herramienta fundamental en la gestión de recursos humanos. Permite a las organizaciones comprender a fondo cada rol, optimizar su estructura y potenciar el desempeño de sus empleados. En esta guía completa, exploraremos en detalle qué implica este proceso, por qué es tan crucial y cómo se lleva a cabo en el entorno empresarial actual.

¿Qué es el Análisis de Puestos de Trabajo? Definición y Conceptos Clave

El análisis de puestos de trabajo es un proceso sistemático que consiste en investigar, describir y registrar el objetivo de un puesto, sus principales cometidos y actividades. También incluye las condiciones bajo las que se realizan, así como los conocimientos, habilidades y aptitudes precisos para desempeñarlo con éxito. Arias (2006) destaca que se estudian "las tareas realizadas, los requisitos para efectuarlas con éxito y las condiciones bajo las que se llevan a cabo."

Este proceso da lugar a dos resultados principales: la descripción del puesto de trabajo y la especificación de los requisitos del puesto de trabajo.

Vocabulario Esencial en el Análisis de Puestos

Para comprender mejor este tema, es clave familiarizarse con la terminología específica (US Employment Service, 2013; US Office of Personnel Management, 2013):

Puesto o Cargo: Agrupación de posiciones semejantes en sus deberes. Una unidad interpersonal con tareas, obligaciones y responsabilidades.
Tareas: Series agregadas y coordinadas de elementos de trabajo necesarias para producir un resultado. Es la actividad mínima identificable en un trabajo.
Posición o Plaza: El número de personas que trabajan en un mismo puesto. Por ejemplo, 50 choferes ocupan 50 posiciones en el puesto de chofer.
Puesto de Referencia: Puesto con contenido estandarizado para el cual existe información detallada en la rama o ambiente laboral.
Familia de Puestos: Grupo de dos o más cargos con deberes semejantes.
Ocupación: Un puesto o familia de puestos generalizada, común a múltiples empresas (Rimsky Tolo, 2003).
Deberes y Obligaciones: Tareas y obligaciones de cada puesto, descritas con frases sencillas, como "mantener controlados los inventarios."
Responsabilidades de Trabajo: Cometidos y tareas que hacen posible un producto o servicio, incluyendo los límites de autoridad del empleado.
Descripción de Puestos: Definición escrita de un puesto y las tareas, obligaciones y responsabilidades que lo forman.
Especificaciones del Puesto o Perfil de Puestos: Explicación escrita de los conocimientos, habilidades, capacidades, rasgos y características necesarios para desempeñar un cargo adecuadamente.

Objetivos del Análisis de Puestos: ¿Para qué sirve?

Rimsky (2003) comenta que los objetivos del análisis de puestos puntualizan:

El propósito del puesto y sus tareas regulares.
Los requisitos necesarios para ocuparlo.
El alcance de sus responsabilidades y condiciones ambientales, incluyendo los riesgos.

Su importancia radica en que ayuda en el reclutamiento, selección, evaluación, promoción, capacitación, higiene y seguridad, entre otros aspectos. Es fundamental para fundamentar decisiones y puede servir para reflexionar sobre la estructura organizacional (Dolan, 2003).

Etapas para Realizar un Análisis de Puestos Efectivo

El proceso de Análisis de Puestos de Trabajo se compone de varias fases esenciales, asegurando la recopilación y uso adecuado de la información.

1. Planificación del Análisis de Puestos

En esta etapa, se definen los puestos a analizar y se informa a sus ocupantes sobre el proceso y su finalidad. Esto garantiza la obtención de información de calidad y una buena colaboración (Sastre y Aguilar, 2003). En empresas con varios centros, es crucial establecer un mecanismo uniforme para recoger la información.

2. Ejecución y Recopilación de Datos

Es vital que los encargados de recopilar la información (analistas, gerentes de línea o personal de RRHH) sean especialistas o estén adecuadamente capacitados. Los resultados se plasman en una ficha de análisis, que se almacena en el sistema de información de RRHH para su disponibilidad constante (Sastre y Aguilar, 2003).

3. Evaluación y Control del Proceso

En esta fase, se revisan las fichas de análisis para valorar las técnicas empleadas, la calidad de la información, el costo, el tiempo utilizado, el grado de aceptación del método y los problemas surgidos. Las actualizaciones se realizan periódicamente o cuando surgen nuevos puestos o se modifica la naturaleza del trabajo (Sastre y Aguilar, 2003).

¿Quién debe Realizar el Análisis de Puestos?

Es un esfuerzo conjunto de un especialista en recursos humanos, el trabajador y el supervisor del empleado. Las partes involucradas incluyen al director general, mandos superiores y medios, supervisores, analistas, trabajadores y sindicatos (Arias y Heredia, 2006). Su apoyo y el entrenamiento de los analistas son clave.

La Comunicación: Condición Previa Indispensable

Comunicar al personal que se realizará un análisis de su puesto, explicando el objetivo y el proceso, es crucial (Rimsky, 2003; Sastre y Aguilar, 2003). La falta de comunicación puede generar duda, ansiedad o desconfianza en los empleados.

Métodos de Recolección de Información

El analista de puestos, quien puede ser un empleado especializado, el jefe de departamento o incluso el propio ocupante, recolecta y organiza la información. Existen fuentes primarias y secundarias:

Fuentes Primarias (Información del Ocupante)

Observación Directa: El analista observa al trabajador en sus funciones. Eficaz para tareas manuales sencillas y repetitivas, pero costosa y no apta para puestos complejos. Se recomienda complementar con entrevista.
Diarios y Anotaciones: El titular registra sus actividades a intervalos regulares. Útil para trabajos de largo periodo, pero exige habilidades de redacción y puede haber sesgos.
Consultas Técnicas: Se recaba información de varias fuentes como ocupantes, supervisores o consultores. Ideal para puestos estandarizados, pero de aplicación limitada.
Entrevistas Individuales: Un analista entrevista al ocupante para obtener información detallada. Permite libertad de expresión, pero puede generar nerviosismo y consume tiempo.
Entrevistas de Grupo: Se entrevista a todos los ocupantes de puestos similares o a una muestra representativa. Proporciona una variedad de perspectivas, pero es demorado.
Cuestionario Abierto: El empleado o su jefe llenan un cuestionario sobre el puesto.
Cuestionario Estructurado: Contiene preguntas con respuestas predeterminadas. Permite recoger mucha información y produce respuestas exactas, pero su preparación consume tiempo y puede requerir asistencia.

Fuentes Secundarias (Información Documental)

Organigramas: Muestran la división del trabajo y cómo el puesto se relaciona con otros (Dessler y Varela, 2003). Permite una visión general, pero es esquemática y no ofrece detalles del contenido.
Manuales de Políticas y Procedimientos: Aportan información sobre actividades del empleado (Ivancevich, 2005).
Publicaciones de Asociaciones Profesionales: Pueden ofrecer información, aunque limitada (Ivancevich, 2005). Ventaja: información examinada por expertos; desventaja: puede ser muy general.
Bitácoras o Diarios: Los empleados registran actividades y tiempo invertido (Dessler y Varela, 2003). Permiten un panorama completo, pero el empleado puede exagerar o restar importancia a actividades.
Metas y Objetivos de la Organización: Si la empresa tiene una planeación de RRHH integral, estos documentos influyen en el diseño y análisis de puestos. Ventaja: alineación estratégica; desventaja: poca flexibilidad para actualizaciones rápidas.
Documentación Existente sobre el Puesto: Manuales de organización, gráficos de procesos, misión, visión, políticas, etc. Permiten conocer orígenes, tareas y responsabilidades, pero pueden estar desactualizados.

Diseño y Enriquecimiento de Puestos: Optimización Continua

El diseño de puestos es la especificación del contenido, métodos de trabajo y relaciones con otros cargos, buscando satisfacer requisitos tecnológicos, organizacionales, sociales y personales (Chiavenato, 2007). Representa cómo los administradores proyectan los cargos individuales.

Métodos de Diseño de Puestos

Método Perceptual Motriz: Se origina en la reingeniería de factores humanos, enfocado en la integración de sistemas humanos y máquinas, y el diseño de equipo.
Método Biológico: Similar al perceptual motriz, también de la reingeniería de factores humanos, hace hincapié en el diseño de equipo y la correspondencia entre máquinas y operadores.
Modelo Mecanicista: Iniciado por la administración científica (Taylor, Gantt, Gilbreth) a inicios del siglo XX. Racionaliza el trabajo para la máxima eficiencia mediante la división y fragmentación de tareas, estableciendo una separación rígida entre "pensar gerencial" y "ejecutar obrero" (Chiavenato, 2007). Sus postulados son:

La persona como apéndice de la máquina.
Fragmentación del trabajo en subtareas sencillas y repetitivas.
Énfasis en la eficiencia, con tiempos y movimientos estandarizados.
Permanencia: supuesta estabilidad y mantenimiento del proceso productivo a largo plazo.

Método de Motivación o Enriquecimiento del Puesto: Privilegia el cambio y la adaptación del cargo al potencial de desarrollo personal del ocupante (Chiavenato, 2007). El enriquecimiento horizontal transfiere tareas del mismo nivel, mientras que el enriquecimiento vertical busca tareas más complejas y mayores responsabilidades. Se busca aumentar la satisfacción intrínseca a través de la variedad, autonomía, significado de las tareas, identidad con las tareas y retroalimentación.

Usos y Aplicaciones del Análisis de Puestos en RRHH

La información obtenida del análisis de puestos es una base indispensable para diversas funciones de la administración de recursos humanos (Chiavenato, 2007; Arias y Espinosa, 2006):

Reclutamiento: Ayuda a identificar el perfil del candidato ideal.
Selección: Permite aplicar la batería adecuada de exámenes.
Capacitación y Entrenamiento: Identifica necesidades y brinda material para programas.
Evaluación y Clasificación de Cargos: Sirve de base para estos procesos.
Criterios Salariales: Establece y actualiza salarios al nivel del mercado.
Evaluación del Desempeño: Proporciona una guía clara para evaluar a los empleados.
Higiene y Seguridad: Sirve como base para programas que minimicen riesgos.
Planeación de la Fuerza Laboral: Facilita la planificación de puestos actuales y futuros.
Guía para Gerentes y Supervisores: Les orienta en sus funciones de dirección y supervisión.

Elementos Clave que Conforman el Análisis de Puestos

El análisis de puestos se estructura en varias partes esenciales (Arias y Espinosa, 2006; Bohlander y Snell, 2001; Dolan, 2003):

Identificación del Puesto: Establece jerarquías, colaboración y subordinación. El título del puesto es crucial por su estatus y por indicar deberes y nivel jerárquico.
Descripción (Funciones): Detalla las funciones, deberes y requisitos. Ayuda a conocer los deberes, minimiza malentendidos y sirve de base para medidas correctivas.
Requisitos: Calificaciones personales que un individuo debe reunir, abarcando habilidades y exigencias físicas.
Responsabilidad: Cometidos y tareas que hacen posible un producto o servicio, priorizadas por tiempo e importancia. Incluye exigencias sobre daños o perjuicios.
Condiciones: Entorno del puesto y riesgos inherentes (temperaturas, ambientes, ruidos). Permite comprender el marco del trabajo.

Descripción de Puestos: Un Documento Crucial

La descripción de puestos es un documento escrito que especifica los objetivos y funciones que lo hacen único en la organización (Mondy, 2010). Detalla qué, cómo y para qué se hace el trabajo, incluyendo las cualidades mínimas aceptables del ocupante.

Objetivos e Importancia de la Descripción de Puestos

Los objetivos incluyen:

Diseñar una estructura de puestos acorde a las necesidades de la empresa.
Recabar, analizar y actualizar información.
Reducir accidentes de trabajo al conocer el espacio físico.
Aclarar las contribuciones que exige el puesto.
Facilitar la adaptación del nuevo empleado.
Pormenorizar tareas y obligaciones para reducir la ansiedad del individuo.
Elevar los niveles de productividad.

Su importancia se confirma en cuatro consideraciones básicas (Bohlander y Snell, 2001):

Objetivos de la organización para el puesto.
Consideraciones de ingeniería industrial (eficiencia tecnológica).
Cuestiones ergonómicas (capacidades físicas y mentales).
Cuestiones del comportamiento (satisfacción del empleado).

Partes y Datos Incluidos en una Descripción de Puestos

Aunque el formato varía, una descripción detallada incluirá (Dolan, 2003):

Título del puesto: Importancia y nivel jerárquico.
Denominaciones del trabajo: Conjunto de cometidos.
Departamento y división: Localización del puesto.
Fecha: Realización y última actualización.
Nombre del titular (optativo): Útil para mantenimiento de archivos.
Resumen u objetivo del puesto: Síntesis del cargo.
Supervisión que recibe y que ejerce: Relaciones de dependencia y responsabilidades de supervisión.
Obligaciones y responsabilidades principales: Tareas repetitivas y no triviales, jerarquizadas por tiempo e importancia.
Requisitos del puesto de trabajo: Experiencia, educación, formación, conocimientos, habilidades y aptitudes mínimas. (Conocimiento es información, habilidad/aptitud es capacidad observable).
Contexto del puesto de trabajo: Entorno y condiciones especiales (exteriores, bajas temperaturas, ruidos).

Pasos para un Programa de Descripción de Puestos

Un programa de descripción de puestos requiere una planeación cuidadosa (planeación, desarrollo, difusión y conclusión). Es fundamental comunicar los objetivos y actividades a todos los involucrados para fomentar la colaboración y evitar escepticismos.

Pasos recomendados:

Presentar el proyecto a la dirección general para su autorización.
Exhortar a las áreas a involucrarse y difundir el proyecto.
Difundir el propósito y objetivos a todos los empleados.
Diseñar el formato o modelo a emplear.
Contratar o capacitar analistas.
Crear cuestionarios o guías de entrevista.
Seleccionar titulares de puestos con experiencia para entrevistas.
Negociar horarios de entrevistas con jefes inmediatos.
Recopilar la información.
Analizar la información y elaborar la descripción.
Validar la descripción con titulares y jefes inmediatos.
Corregir si es necesario.
Obtener aprobación de titulares y jefes.
Entregar la descripción.
Revisar y actualizar periódicamente.

Preguntas Frecuentes sobre Análisis y Diseño de Puestos

¿Cuál es la diferencia entre análisis de puestos y diseño de puestos?

El análisis de puestos se enfoca en estudiar los puestos tal como existen actualmente para entender sus tareas, deberes y requisitos. Por otro lado, el diseño de puestos es el proceso de estructurar o reestructurar los puestos para mejorar la eficiencia organizacional y la satisfacción del empleado, basándose en la información obtenida del análisis.

¿Por qué es tan importante el análisis de puestos para una empresa?

El análisis de puestos es crucial porque proporciona la base para casi todas las funciones de recursos humanos. Ayuda en el reclutamiento y selección de personal idóneo, la identificación de necesidades de capacitación, la evaluación del desempeño, la fijación de salarios justos, la creación de programas de higiene y seguridad, y la planificación estratégica de la fuerza laboral, lo que se traduce en mayor productividad y cumplimiento de objetivos.

¿Cuáles son los métodos más comunes para recolectar información en el análisis de puestos?

Los métodos más utilizados para recolectar información incluyen la observación directa (especialmente para trabajos manuales), las entrevistas (individuales o de grupo), los cuestionarios (abiertos o estructurados) y los métodos mixtos que combinan varias técnicas. Además, se utilizan fuentes secundarias como organigramas, manuales de políticas, bitácoras y documentación existente del puesto.

Análisis y Diseño de Puestos de Trabajo