A Análise e o Desenho de Cargos são pilares fundamentais na gestão de recursos humanos e um tema essencial para compreender a dinâmica organizacional. Este processo sistemático nos permite investigar, descrever e registrar o propósito de cada cargo, suas atividades-chave, as condições em que são desempenhadas e as habilidades e conhecimentos requeridos. É uma ferramenta indispensável para otimizar tanto a eficiência empresarial quanto a satisfação dos colaboradores.

O que é a Análise de Cargos?

A análise de cargos é o procedimento que determina os requisitos, deveres e responsabilidades de um cargo, bem como o perfil da pessoa ideal para ocupá-lo. Como aponta Arias (2006), estudam-se as tarefas realizadas, os requisitos para executá-las com sucesso e as condições sob as quais são realizadas. Dolan (2003) a descreve como o processo de descrever e registrar a finalidade de um cargo, suas principais atividades, as condições de execução e os conhecimentos, habilidades e aptidões necessários.

Objetivos-Chave da Análise de Cargos

Segundo Rimsky (2003), os objetivos desta análise são claros e multifacetados:

Estabelecer o propósito do cargo e suas tarefas regulares.
Definir os requisitos necessários para ocupá-lo com sucesso.
Determinar o escopo de suas responsabilidades e as condições ambientais, incluindo riscos.

Importância da Análise de Cargos na Gestão de Talentos

A relevância da análise de cargos é inegável para diversas funções de recursos humanos. Contribui significativamente para o recrutamento, seleção, avaliação, promoção e capacitação de pessoal. Além disso, é vital para a higiene e segurança no trabalho e pode gerar uma reflexão profunda sobre a estrutura e organização geral da empresa.

Vocabulário Essencial para a Análise de Cargos

Para aprofundar no tema, é crucial dominar a terminologia específica (US Employment Service, 2013; US Office of Personnel Management, 2013):

Cargo: Agrupamento de posições com deveres semelhantes; uma unidade interpessoal com tarefas, obrigações e responsabilidades.
Tarefas: Séries coordenadas de elementos de trabalho para um resultado específico; a atividade mínima identificável em um trabalho.
Posição ou Vaga: O número de pessoas que ocupam um mesmo cargo (ex.: 50 motoristas = 50 posições de motorista).
Cargo de Referência: Cargo com conteúdo padronizado e ampla informação no setor (ex.: garçonete, bilheteiro).
Família de Cargos: Grupo de dois ou mais cargos com deveres semelhantes.
Ocupação: Um cargo ou família de cargos generalizada, comum a múltiplas empresas (Rimsky Tolo, 2003). Por exemplo, a ocupação de "Administração" inclui cargos como Diretor, Gerente, Chefe, Assistente e Auxiliar de Administração.
Deveres e Obrigações: Tarefas específicas e responsabilidades a serem enumeradas e descritas com frases simples (ex.: manter estoques controlados, apresentação de relatórios).
Responsabilidades do Cargo: Define a autoridade inerente ao cargo, incluindo limites na tomada de decisões e supervisão.
Descrição de Cargos: Documento escrito que define o cargo, suas tarefas, obrigações e responsabilidades. É um resumo escrito do cargo como unidade organizacional identificável.
Especificações do Cargo ou Perfil do Cargo: Explicação escrita dos conhecimentos, habilidades, capacidades, traços e características necessários para desempenhar um cargo de maneira adequada.

Etapas para Realizar e Atualizar a Análise de Cargos

O processo de análise de cargos segue etapas bem definidas para assegurar sua eficácia:

Planejamento: Decide-se quais cargos serão analisados e informa-se os ocupantes sobre o processo e sua finalidade. É crucial estabelecer um mecanismo uniforme para a coleta de informações, especialmente em empresas com múltiplos centros de trabalho.
Execução: Aqueles que coletam as informações (analistas, gerentes de linha, RH) devem ser especialistas ou estar adequadamente treinados. Os resultados são registrados em uma "ficha de análise", armazenada no sistema de informação de RH (Sastre e Aguilar, 2003).
Avaliação e Controle: Nesta fase, avaliam-se as técnicas empregadas, a qualidade da informação, custos, tempo, aceitação do método, problemas surgidos e participação de diretores e trabalhadores. A atualização é periódica ou quando há mudanças no cargo ou surgem novos (Sastre e Aguilar, 2003).

Participação dos Atores-Chave na Análise

A análise de cargos é um esforço conjunto. As partes envolvidas incluem o diretor-geral, gerências superiores e médias, supervisores, analistas, trabalhadores e sindicatos (Arias e Heredia, 2006). Sua participação se traduz no apoio da direção e supervisão, no treinamento dos analistas e na convicção geral sobre a importância e os benefícios da análise.

A Comunicação: Condição Prévia Essencial

Antes de iniciar qualquer análise, é fundamental comunicar ao pessoal sobre o programa, seus objetivos e como será realizado (Rimsky, 2003; Sastre e Aguilar, 2003). Isso mitiga a ansiedade, a desconfiança e possíveis mal-entendidos que podem surgir diante do desconhecido.

Métodos de Coleta de Informações para a Análise

O analista de cargos, que pode ser um especialista de staff, o chefe do departamento ou até mesmo o próprio ocupante, encarrega-se de coletar e organizar as informações (Chiavenato, 2007):

Fontes Primárias (Diretamente do Ocupante)

Observação Direta: O analista observa o trabalhador em suas funções. É eficaz para tarefas manuais simples e repetitivas, mas pode ser custosa e não adequada para cargos complexos.
Diários e Anotações: O titular registra suas atividades regularmente. Útil para trabalhos de períodos longos, mas exige boas habilidades de redação e pode ser subjetivo.
Consultas Técnicas: Coleta-se informação de diversas fontes como ocupantes, supervisores ou consultores. Ideal para cargos padronizados (ex.: engenharia).
Entrevistas Individuais: Um analista interroga o ocupante. Permite liberdade de expressão e uma ideia da personalidade, mas pode ser demorada e subjetiva.
Entrevistas em Grupo: Entrevista-se vários ocupantes de cargos similares. Proporciona informação variada, mas requer muito tempo.
Questionário Aberto: O empregado ou seu chefe preenchem um questionário. Requer habilidades de redação.
Questionário Estruturado: Perguntas com respostas predeterminadas. Permite coletar muita informação precisa, mas sua preparação é trabalhosa.

Fontes Secundárias (Documentação Existente)

Organogramas: Mostram a divisão do trabalho e as relações hierárquicas, oferecendo uma visão geral, mas sem detalhes do conteúdo (Dessler e Varela, 2003).
Manuais de Políticas e Procedimentos: Fornecem informações sobre atividades que um empregado pode desenvolver (Ivancevich, 2005).
Publicações de Associações Profissionais: Podem oferecer informações específicas e examinadas por especialistas, embora às vezes generalistas (Ivancevich, 2005).
Registros ou Diários de Bordo: Os empregados registram suas atividades e tempo investido. Proporcionam um panorama completo, mesmo com apoio tecnológico, mas podem exagerar ou subestimar tarefas (Dessler e Varela, 2003).
Metas e Objetivos da Organização: Asseguram que a análise se alinhe com os objetivos estratégicos, embora possam dificultar atualizações rápidas.
Documentação Existente sobre o Cargo: Inclui manuais de organização, gráficos de processos, missões, visões e políticas. Permite conhecer origens, tarefas e responsabilidades, mas a informação pode estar desatualizada.

Desenho de Cargos e seu Enriquecimento

O desenho de cargos refere-se à especificação do conteúdo, métodos de trabalho e relações com outros cargos para satisfazer requisitos tecnológicos, organizacionais, sociais e pessoais do ocupante (Chiavenato, 2007). É a forma como os administradores projetam os cargos individuais e os combinam com unidades.

Métodos para o Desenho de Cargos

Existem quatro categorias principais de métodos de desenho de cargos:

Método Perceptivo-Motor: Originado na reengenharia, foca na integração de sistemas humanos e máquinas, enfatizando o desenho do equipamento e a correspondência entre ambos.
Método Biológico: Similar ao perceptivo-motor, também derivado da reengenharia, prioriza o desenho do equipamento e a interação máquina-operador.
Modelo Mecanicista: Inspirado na administração científica (Taylor, Gantt, Gilbreth) do século XX. Busca a máxima eficiência através da racionalização e fragmentação do trabalho. Postula que a pessoa é um apêndice da máquina, enfatiza a eficiência com estudos de tempos e movimentos, e assume a estabilidade do processo produtivo a longo prazo (Chiavenato, 2007).
Método de Motivação: Enriquecimento do Cargo: Este desenho situacional de cargos é dinâmico, privilegia a mudança e a adaptação do cargo ao potencial de desenvolvimento pessoal do ocupante. O enriquecimento de cargos implica a reorganização e ampliação do cargo para aumentar a satisfação intrínseca do empregado através da variedade, autonomia, significado das tarefas, identidade com as tarefas e feedback (Chiavenato, 2007).

Usos e Aplicações da Análise de Cargos em Recursos Humanos

A informação derivada da análise de cargos é inestimável para a função de administração de recursos humanos (Chiavenato, 2007):

Ajuda no recrutamento e na seleção de pessoal.
Identifica necessidades e fornece material para a capacitação e o treinamento.
Serve como base para a avaliação e classificação de cargos.
Estabelece critérios e serve de base para a administração de salários e remunerações.
Avalia o desempenho.
Fundamenta programas de higiene e segurança.
Permite planejar a força de trabalho.
Guia os gerentes em suas funções de direção e supervisão.
Evita a duplicação de funções e coordena tarefas (Arias e Espinosa, 2006).

Partes-Chave na Estrutura de uma Análise de Cargos

Segundo Arias e Espinosa (2006), a análise de cargos se compõe de:

Identificação do Cargo: Fundamental para estabelecer hierarquias, colaboração e subordinação. O título do cargo é psicologicamente importante e deve indicar deveres e nível hierárquico (Bohlander e Snell, 2001).
Descrição (Funções): Detalha as funções, deveres e requisitos. A maioria das descrições inclui título, seção de identificação e deveres. Ajudam os empregados a conhecer suas responsabilidades e minimizam mal-entendidos (Bohlander e Snell, 2001).
Requisitos: Qualificações pessoais que o indivíduo deve possuir, abrangendo habilidades para o desempenho e exigências físicas do cargo (Bohlander e Snell, 2001).
Responsabilidade: Estabelece os encargos e tarefas que possibilitam um produto ou serviço, priorizando segundo tempo e importância. Inclui possíveis danos por ineficiência (Dolan, 2003).
Condições: Refere-se ao ambiente de trabalho e aos riscos associados (ex.: ambientes frios, ruídos, zonas remotas), permitindo compreender o contexto do trabalho (Dolan, 2003).

Descrição de Cargos: Um Documento Crucial

A descrição de cargos é um documento escrito que especifica os objetivos e funções que definem um cargo, diferenciando-o de outros na organização (Mondy, 2010). Detalha o quê, como e para que as coisas são feitas, bem como as qualidades mínimas do ocupante.

Objetivos e Aplicações da Descrição de Cargos

Seus objetivos incluem:

Desenhar uma estrutura de cargos de acordo com as necessidades da empresa.
Coletar, analisar e atualizar informações dos cargos.
Reduzir acidentes de trabalho ao conhecer o espaço físico.
Esclarecer o grau de contribuições exigido pela organização.
Facilitar a adaptação do novo empregado e diminuir sua ansiedade.
Elevar os níveis de produtividade.

As aplicações são extensas, sendo a base para programas de recursos humanos como recrutamento, seleção, capacitação, avaliação e classificação de cargos, administração de salários, motivação, avaliação do desempenho, guia para supervisores e empregados, e higiene e segurança industrial.

Partes e Dados Incluídos em uma Descrição de Cargos

Embora o formato possa variar, uma descrição detalhada deve incluir (Dolan, 2003):

Título do Cargo: Indica importância e nível hierárquico.
Denominações do Trabalho: Conjunto de encargos pelos quais uma pessoa é responsável.
Departamento e Divisão: Localização do cargo.
Data: De elaboração e última atualização.
Nome do Ocupante (opcional): Útil para manutenção de arquivos.
Resumo ou Objetivo do Cargo: Síntese do propósito.
Supervisão Recebida e Exercida: Relações de dependência.
Principais Obrigações e Responsabilidades: Tarefas repetitivas e não insignificantes, hierarquizadas por tempo e importância.
Requisitos do Cargo: Experiência, educação, formação, conhecimentos, habilidades e aptidões mínimas. Os conhecimentos são informações sobre uma área; as habilidades/aptidões são capacidades observáveis.
Contexto do Cargo: Ambiente e condições especiais (ex.: externas, baixas temperaturas, ruídos).

Passos para um Programa de Descrição de Cargos

Um programa de descrição de cargos requer planejamento, desenvolvimento, difusão e conclusão. Para uma boa colaboração, é crucial informar a todos os envolvidos sobre os objetivos e atividades. Os passos incluem:

Apresentar e obter autorização da direção-geral.
Incentivar as áreas a se envolverem e difundir o projeto.
Difundir o propósito e objetivos a todos os empregados.
Desenhar o formato ou modelo a ser empregado.
Contratar ou capacitar analistas.
Elaborar questionários ou roteiros de entrevistas.
Selecionar ocupantes de cargos com experiência para entrevistas.
Negociar horários de entrevistas com chefes imediatos.
Coletar as informações.
Analisar as informações e elaborar a descrição.
Validar a descrição com ocupantes e chefes.
Corrigir se necessário.
Obter aprovação final.
Entregar a descrição aos envolvidos.
Revisar e atualizar periodicamente.

Perguntas Frequentes (FAQ) sobre Análise e Desenho de Cargos

Qual é a diferença entre análise e desenho de cargos?

A análise de cargos é o estudo dos cargos tal como são desempenhados atualmente, identificando deveres e requisitos. O desenho de cargos, que é uma consequência da análise, relaciona-se com estruturar, mudar ou modificar os cargos para melhorar a eficiência organizacional e a satisfação do empregado. Ou seja, a análise descreve o que é, enquanto o desenho propõe como deveria ser.

Por que é importante comunicar o processo de análise de cargos ao pessoal?

É fundamental comunicar o processo ao pessoal para evitar mal-entendidos, ansiedade ou desconfiança. A transparência sobre os objetivos e o método da análise fomenta a colaboração e assegura que os empregados forneçam informações de qualidade, compreendendo os benefícios do estudo para eles e para a organização.

O que são as fontes primárias e secundárias de informação na análise de cargos?

As fontes primárias coletam informações diretamente do ocupante do cargo (ex.: observação direta, entrevistas, diários, questionários). As fontes secundárias obtêm informações de documentos ou ferramentas internas e externas da organização, como organogramas, manuais de políticas, publicações profissionais ou registros de bordo. Ambas são complementares para uma análise exaustiva.

Quais são os métodos principais para o desenho de cargos?

Os quatro métodos principais para o desenho de cargos são: o perceptivo-motor, o biológico, o mecanicista e o de motivação (enriquecimento do cargo). Cada um foca em diferentes aspectos, desde a interação humano-máquina e a eficiência, até o desenvolvimento pessoal e a satisfação do ocupante mediante a variedade e autonomia das tarefas.

Análise e Desenho de Cargos