Summary of Szabályzatok készítése, archiválás és munkakörelemzés
Előírások készítése, archiválás és munkakörelemzés – Átfogó útmutató
Bevezetés
A dokumentumkezelés és az archiválás kulcsfontosságú tevékenységek minden szervezetben. Biztosítják, hogy a dokumentumok létrejöjjenek, megőrzésre kerüljenek, hozzáférhetőek legyenek, és végül vagy tartósan tárolásra kerüljenek, vagy biztonságosan megsemmisítésre kerüljenek. Ez az anyag bemutatja az alapvető eljárásokat és fogalmakat, amelyek szükségesek a belső szabályzatok kezeléséhez, az archiváláshoz és a selejtezéshez.
1. Belső szabályzatok kidolgozása
A lépések áttekintése
- Igény felmérése
- Felmérni, hogy mit kell szabályozni belső normával (új folyamatok, jogszabályi változások, biztonsági követelmények).
- Tervezet előkészítése
- A szabályzat szövegének kidolgozása az illetékes szervezeti egység által (humánerőforrás osztály, jogász).
- Véleményezési eljárás
- Konzultáció a vezetőséggel, adott esetben a szakszervezetekkel, amennyiben a részvételük kötelező.
- Jóváhagyás és kiadás
- Formális jóváhagyás a vezetőség által, dátumozott kiadás.
- Munkavállalók bizonyítható megismertetése
- Dokumentált képzés vagy a megismerés igazolása; a megismerési határidő: 15 nap.
- Tárolás és kezelés
- Elérhető helyen történő tárolás (intranet, irattár) és az azt követő aktualizálás.
- Archiválás és megőrzés
- A dokumentumok aktualizálása és megőrzése a meghatározott ideig, általánosan ajánlott 10 évig, hacsak másként nem rendelkeznek.
Definíció: A belső szabályzat a szervezet belső normája, amely szabályozza a munkavállalók viselkedését, a folyamatokat és a felelősségeket.
Gyakorlati példa
- A vállalat felismeri, hogy frissíteni kell a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályokat. A HR elkészíti a tervezetet, a jogász ellenőrzi a jogi megfelelőséget, a tervezet szétküldésre kerül a vezetőségnek és a szakszervezeteknek véleményezésre, jóváhagyásra kerül, és a munkavállalók elektronikusan, igazolással megismerkednek vele 15 napon belül. A szabályzat az intraneten és papíralapú irattárban is tárolásra kerül. A dokumentumot legalább 10 évig meg kell őrizni.
2. Levéltári alapfogalmak
Levéltár
Definíció: A levéltár egy intézmény vagy hely, ahol tartós értékkel bíró dokumentumokat tárolnak és kezelnek.
Archiválás
Definíció: Az archiválás az a folyamat, amely során dokumentumokat válogatnak, tárolnak és védenek hosszú távú megőrzésük céljából.
Levéltári anyag
Definíció: A levéltári anyag egy dokumentum vagy dokumentumgyűjtemény, amelyet tartós megőrzésre választottak ki történelmi, jogi vagy tudományos értéke miatt.
Példa
- Egy cég átadja a szerződéseket és fontos számviteli dokumentumokat az állami levéltárnak levéltári anyagként, amennyiben azok tartós értékkel bírnak.
3. Selejtezés és kapcsolódó fogalmak
Selejtezés
Definíció: A selejtezés a dokumentumok kiválogatásának és megsemmisítésének folyamata, amelyekre már nincs szükség, és lejárt az irattári selejtezési határidejük.
Selejtezési határidő
Definíció: A selejtezési határidő az az időtartam, ameddig egy dokumentumot meg kell őrizni, például $5$, $10$ vagy $30$ évig.
Selejtezési jel
Definíció: A selejtezési jel egy dokumentum jelölése, amely meghatározza annak sorsát: A = tartósan archiválni, S = selejtezni a határidő lejárta után, V = döntésre várni.
Megjegyzés
- Megj.: "468r - nem felel meg az archívumnak" (lehet, hogy belső megjegyzésről vagy az archiválásra való alkalmatlanság kódjáról van szó).
Táblázat: Az archiválás és a selejtezés összehasonlítása
| Folyamat | Cél | Megőrzési idő | Eredmény |
|---|---|---|---|
| Archiválás | Tartós érték megőrzése | Tartósan (A) | Archiváliaként való tárolás |
| Selejtezés | Felesleges dokumentumok megsemmisítése | A selejtezési határidő szerint (S) | Fizikai/elektronikus megsemmisítés |
4. Gyakorlati alapelvek a dokumentumkezeléshez
- Készítsen áttekintést a dokumentumkategóriákról, és rendeljen hozzájuk iratselejtezési jeleket (A, S, V).
- Biztosítsa a világos felelősségi köröket a szab
Sign up for the full summaryAlready have an account? Sign in
Dokumentumkezelés és archiválás
Klíčové pojmy: A belső szabályzat szükségességének azonosítása annak létrehozása előtt., Készítse el a szabályzat tervezetét a személyzeti és jogi osztállyal., Kérjen észrevételeket a vezetőségtől és a szakszervezetektől, amennyiben ez kötelező., A jóváhagyásnak és a kiadásnak formálisnak és dátumozottnak kell lennie., A munkavállalók tájékoztatásának igazolhatónak kell lennie 15 napon belül., Tárolja a szabályzatokat hozzáférhető helyen (intranet, irattár)., Az A, S, V irattári jel dönti el a dokumentum sorsát., A selejtezési határidők konkrét megőrzési időszakok, pl. $5$, $10$, $30$ év., Az archiválás az állandó értékű dokumentumok kiválasztását és hosszú távú tárolását jelenti., A levéltári anyagok olyan dokumentumok, amelyeket állandó megőrzésre választottak ki., A selejtezési jegyzőkönyveket és nyilvántartásokat őrizze meg legalább 10 évig., Archiválási értékkel kapcsolatos kétség esetén jelölje meg a dokumentumot V-vel (várakozás).