Derecho Notarial y Función Pública

El Derecho Notarial y Función Pública es un campo esencial en la administración de justicia y la seguridad jurídica. Este artículo busca ofrecer un resumen completo y accesible para estudiantes que deseen comprender a fondo las características y el funcionamiento de la labor notarial en México, basándose en la normativa vigente y los procesos clave que rigen esta importante profesión. Analizaremos desde la definición de escritura pública hasta la estructura de la organización notarial y las obligaciones de un notario público, brindando una visión clara de sus implicaciones.

¿Qué es el Derecho Notarial y la Función Pública Notarial?

La función notarial es la actividad que ejerce el Notario Público para dar fe de actos y hechos jurídicos, garantizando su legalidad y validez. El Derecho Notarial y Función Pública se refiere al conjunto de normas que regulan esta actividad, crucial para la certeza jurídica en transacciones y actos de la vida civil.

La Escritura Pública: Definición y Elementos Esenciales

Según el Artículo 87 de la Ley aplicable, se entiende por escritura el documento original que el Notario Público asienta en los folios autorizados para hacer constar uno o más actos jurídicos. Debe estar firmada por los intervinientes y por el Notario Público, quien además pondrá su sello de autorizar. Es fundamental que incluya la relación completa de sus anexos, los cuales se agregarán al apéndice, cumpliendo con los requisitos del capítulo correspondiente.

El Notario Público redacta las escrituras en español, pudiendo incorporar términos de ciencia, arte, marcas o patentes en otros idiomas. Para su conformación, se observan reglas estrictas:

• Proemio: Incluye lugar, fecha, nombre del notario, número de notaría, carácter (Titular o Adscrito), actos contenidos, y nombres de otorgantes y comparecientes.
• Hora: Se indica cuando la ley lo exige o el notario lo considera pertinente.
• Antecedentes y Documentos: Se consignan antecedentes y se certifica haber tenido a la vista los documentos para la conformación de la escritura.
• Inmuebles: Se examinan y relacionan los títulos de propiedad, citando datos de inscripción registral o señalando su ausencia.
• Documentos Administrativos y Fiscales: Deben ser relacionados.
• Ausencia de Originales: El notario puede imponerse de documentos certificados en archivos públicos bajo su responsabilidad y criterio notarial.
• Modificación de Inmuebles: No se modificará la descripción de un inmueble agregando área no correspondiente, salvo resolución judicial o administrativa. Errores aritméticos o de transcripción pueden rectificarse mediante escritura.
• Protocolización de Actas: Se relacionarán o transcribirán los antecedentes necesarios para acreditar la legal constitución, existencia, personalidad y facultades.

Distinción Clave: Escritura Pública vs. Acta Notarial

La Ley del Notariado para el Distrito Federal (ahora Ciudad de México) distingue claramente entre escritura pública y acta notarial.

• Escritura Pública: Contiene declaraciones de voluntad y negocios jurídicos, como contratos o testamentos. El notario dirige y conforma legalmente la relación privada, dando fe del consentimiento de las partes.
• Acta Notarial: Se limita a dar fe de la existencia de hechos jurídicos o materiales, tal como se realizan.

En la escritura, el instrumento enlaza el hecho a una consecuencia jurídica directa, porque la voluntad se dirige a provocar dicha consecuencia. En el acta, se aísla el hecho sin considerar la consecuencia inmediata.

La Escritura Pública en Contratos: Naturaleza y Proceso

Cuando un contrato se eleva a la forma debida mediante una escritura pública, es fundamental entender su naturaleza jurídica y distinguirla de otros actos notariales.

Diferencias entre Otorgar, Protocolizar y Ratificar un Contrato

1. Otorgar en Escritura Pública: El notario constituye o moldea un contrato o acto jurídico, dándole las formalidades legales. Se responsabiliza de su redacción, da fe de conocimiento, capacidad y manifestación de voluntad de las partes. Este acto convalida el contrato.
2. Protocolizar: Significa “agregar al apéndice” o transcribir un documento en el protocolo mediante un acta, pero no es el otorgamiento exigido por la ley para contratos.
3. Ratificar: Consiste en que el notario haga constar la autenticidad de una firma, sin intervenir en la redacción, contenido o legalidad del documento. No convalida el contrato.

Un nuevo otorgamiento en escritura pública no es una ratificación ni una protocolización del anterior, sino un acto que le confiere la forma establecida por la ley, dotándolo de plena validez.

Instrumentos Notariales Esenciales y Sus Características

Los instrumentos notariales incluyen la escritura pública y el acta. Para su confección, el notario necesita elementos esenciales como el protocolo, apéndice, sello y la notaría misma.

Protocolo Notarial: El Archivo Fundamental

El protocolo es el conjunto de libros formados por folios autorizados, numerados y sellados, donde el Notario Público asienta y autoriza escrituras y actas. Estos folios son propiedad del gobierno estatal y son las hojas donde se asientan los originales. El protocolo es "abierto" por sus folios encuadernables con número progresivo de instrumentos.

Apéndice Notarial: Los Documentos Complementarios

Por cada libro del protocolo, el notario lleva una carpeta llamada apéndice (Artículo 82). En ella se coleccionan los documentos y elementos materiales relacionados con los instrumentos, ordenados por letras o números en legajos. El apéndice es parte integrante del protocolo y los documentos incorporados quedan protocolizados, formando parte del instrumento. La ley distingue entre documentos que se agregan como parte del instrumento, como complemento o por simple relación.

Índice Notarial: Organización y Búsqueda

El notario debe elaborar anualmente un índice por duplicado (Artículo 86), donde se expresan:

• Número progresivo de cada instrumento.
• Libro al que pertenece.
• Fecha del instrumento.
• Números de folios.
• Nombre de los otorgantes o solicitantes.
• Denominación del acto o hecho.

Este índice permite una búsqueda ordenada y eficiente de los documentos.

Sello de Autorizar Notarial: Símbolo de Fe Pública

El sello de autorizar (Artículo 64) es el medio por el cual el Notario Público ejerce su facultad fedataria. Tiene forma circular con la efigie de Don Miguel Hidalgo y Costilla, el nombre del notario, número de la notaría y lugar. Representa el poder autentificador del Estado y lo público de la función notarial. Su falta produce la nulidad del instrumento. Al igual que el protocolo, el sello es propiedad del Estado.

Rótulo y Archivo Notarial

El rótulo es un anuncio exterior con el nombre del notario, número de notaría y horario de trabajo. El archivo del notario se compone de expedientes, protocolos y el apéndice, así como documentos particulares. Este archivo es confidencial y solo accesible por el notario o su sustituto.

Testimonios, Copias Certificadas y Simples

Los únicos documentos que se consideran escritura o acta notarial son los originales asentados en el protocolo. Los documentos expedidos a las partes son:

• Testimonio: Copia que transcribe o incluye documentos anexos del apéndice (Artículo 143), con valor de instrumento público por la fe del notario y la matricidad de su protocolo.
• Certificaciones: Documentos emitidos por el notario que dan fe de hechos o situaciones.
• Copias Certificadas: Reproducciones fieles de documentos originales.
• Copias Simples: Meras reproducciones sin la certificación notarial.

Los interesados pueden solicitar cuantos testimonios y copias deseen.

Proceso de Elaboración y Formalización de la Escritura

La redacción de una escritura pública sigue un procedimiento detallado para asegurar su validez y reflejar la voluntad de las partes.

Identificación de las Partes y Capacidad Legal

El Notario Público debe hacer constar la identidad de los comparecientes (Artículo 91) por:

1. Conocimiento personal del notario.
2. Certificación de identidad con base en documento oficial vigente con fotografía.
3. Declaración de dos testigos idóneos mayores de edad que se identifiquen plenamente.

Para la capacidad, basta con que el notario no observe manifestaciones de incapacidad natural ni tenga noticias de incapacidad civil. En caso de otorgantes sordos, se asegurará que comprendan el contenido, leyéndola ellos mismos o por una persona de confianza.

Elementos de la Escritura y Constancias del Notario

Además de lo ya mencionado, el notario debe hacer constar bajo su fe:

• Su conocimiento personal o aseguramiento de la identidad y capacidad legal de los otorgantes.
• Haberles hecho saber su derecho a leer la escritura y a que les sea explicada.
• Que la escritura fue leída (o leyeron) y comprendida por otorgantes, testigos e intérpretes.
• Que explicó el valor, consecuencias y alcances legales del contenido.
• Que los otorgantes expresaron conformidad y firmaron (o imprimieron huella dactilar si no pueden firmar).
• La fecha o fechas de firma.
• Hechos presenciados relacionados con el acto (ej. entrega de dinero).

Manejo de Antecedentes en Operaciones Repetitivas

Para actos sobre inmuebles con el mismo antecedente de propiedad (fraccionamientos, condominios), se puede usar un "instrumento de certificación de antecedentes" para relacionar los títulos. En escrituras subsecuentes, solo se mencionará este instrumento, describiendo el inmueble y citando el antecedente registral de la lotificación o régimen de condominio. Si la escritura de lotificación o condominio fue ante el mismo notario, esta fungirá como certificación de antecedentes.

Firmas, Adiciones y Correcciones en la Escritura

La firma de la escritura es la manifestación del consentimiento. Una vez firmada, no puede modificarse. Antes de la firma, los otorgantes pueden pedir adiciones o variaciones (Artículo 108), que el notario asentará, leerá y explicará. Se prohíben enmendaduras y raspaduras. Lo que se haya de testar se cruzará con una línea que lo deje legible y se "salvará" al final de la escritura, indicando su validez o invalidez.

Revocación, Rescisión, Modificación o Rectificación

Una vez firmada, una escritura no puede modificarse, revocarse, rescindirse ni rectificarse por nota complementaria. Es necesario otorgar una nueva escritura para estos fines (Artículo 120), realizando la anotación o comunicación correspondiente.

Organización y Vigilancia de la Función Notarial

La función notarial en México está regulada y supervisada por diversas autoridades, principalmente el Poder Ejecutivo local.

Intervención del Poder Ejecutivo en el Notariado

El Estado ejerce la fe pública a través de los notarios. En la Ciudad de México:

• Jefe de Gobierno: Expide patentes de notario y aspirante, autoriza nuevas notarías, nombra presidentes de jurado en exámenes y resuelve recursos de inconformidad.
• Consejería Jurídica y de Servicios Legales: Propone patentes, establece lineamientos técnico-jurídicos, supervisa el cumplimiento y resuelve quejas contra notarios.
• Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos: Aplica la normativa notarial, coordina y vigila la función, requiere a notarios para asuntos de interés social, comunica deficiencias al Colegio, clausura oficinas ilegales, publica convocatorias, registra sellos y firmas, y formula denuncias por delitos.

Atribuciones, Obligaciones y Compatibilidad del Notario

El notario no solo da fe, sino que también es asesor de los otorgantes, interpreta, redacta y da forma legal a la voluntad de las partes. También actúa como auxiliar de la administración de justicia, consejero, árbitro o asesor internacional. Sus obligaciones incluyen:

• Prestar sus servicios: Actuar personalmente y atender requerimientos (actuación rogada, pero obligatoria en casos de interés social).
• Dar aviso: Notificar el inicio de funciones a la Dirección General Jurídica y al Colegio de Notarios.
• Guardar reserva: Mantener la confidencialidad de los actos y hechos en su protocolo, salvo para quienes tengan interés jurídico.

Son compatibles con la función notarial los cargos académicos y docentes, la representación de familiares, ser tutor, curador o albacea, miembro de consejo de administración, comisario o secretario de asociaciones, resolver consultas jurídicas, y ser árbitro, secretario arbitral o mediador jurídico.

Las incompatibilidades incluyen empleo, cargo o comisión público o privado, desempeño de mandato judicial, ejercicio de la profesión de abogado en asuntos contenciosos, ser comerciante, agente de cambio o ministro de culto.

Permuta, Suplencia y Asociación entre Notarios

• Permuta: Dos notarios pueden intercambiar el número de notaría y protocolo. Esto requiere el consentimiento de la autoridad competente y, si se considera, la opinión del Colegio de Notarios.
• Suplencia: Un notario puede actuar mediante un suplente para asegurar la continuidad del servicio público ante ausencias temporales (licencia, enfermedad, suspensión). La ley obliga a celebrar convenios de suplencia (hasta por tres notarios) y deben registrarse y publicarse.
• Asociación: Tres notarios pueden asociarse para actuar indistintamente en un mismo protocolo, usando el del notario más antiguo. Los convenios de asociación se registran y publican. Notarios asociados no pueden celebrar convenios de suplencia mientras la asociación esté vigente.

Ausencia, Suspensión y Cesación Definitiva de Funciones del Notario

Las situaciones que pueden llevar a la interrupción o fin de la función notarial son:

• Ausencia Temporal:
• Hasta por 30 días (consecutivos o alternados en un semestre) con aviso a la Dirección General Jurídica y al Colegio.
• Hasta por un año (licencia renunciable) con solicitud a las autoridades competentes y consulta al Colegio.
• Licencia indefinida si desempeña cargo de elección popular o público (presidente, gobernador, diputado, etc.).
• Suspensión Temporal (Artículo 194):
• Auto de formal prisión por delitos intencionales contra el patrimonio.
• Incapacidad física o mental.
• Sanción de autoridad competente.
• Reincidencia en faltas graves (ej. actividades incompatibles, nulidad de instrumento por culpa/dolo, parcialidad, no guardar secreto profesional, no identificarse como notario).
• Cesación Definitiva de Funciones (Artículo 154):
• Muerte.
• Renuncia expresa.
• Remoción (también llamada revocación o cancelación de patente) por causas como no iniciar funciones, no desempeñar personalmente, falta de probidad, deficiencias comprobadas, permitir suplantación, ejercer funciones contrarias a la ley, no conservar garantía vigente, o cumplir 75 años con incapacidad a juicio de la Secretaría. En estos casos, se oirá en defensa al presunto responsable antes de la declaración de cancelación definitiva.

Vigilancia e Inspección de Notarías

La vigilancia del correcto ejercicio de la función notarial corresponde a las autoridades competentes, a través de visitas. El Colegio de Notarios coadyuva en esta labor. Los inspectores de notarías, profesionales del Derecho nombrados por la autoridad competente, realizan visitas generales (una vez al año) o especiales (por queja). Las inspecciones se realizan con orden escrita, fundada y motivada, en días y horas hábiles. El notario debe dar facilidades, o enfrentará sanciones. Tras la inspección, la autoridad competente analiza el resultado y aplica sanciones si hubo infracciones.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Cuál es la diferencia principal entre una escritura pública y un acta notarial?

La escritura pública se utiliza para dar fe de actos jurídicos que implican una declaración de voluntad o un negocio jurídico, como un contrato de compraventa. En cambio, el acta notarial certifica hechos jurídicos o materiales, como la existencia de un documento o una reunión, sin que haya una voluntad dirigida a provocar una consecuencia jurídica inmediata.

¿Qué responsabilidades adquiere un notario al redactar una escritura pública de un contrato?

Al redactar una escritura pública de un contrato, el notario se responsabiliza de constituir o moldear el acto jurídico, asegurando que cumpla con las formalidades establecidas por la ley. Da fe de la identidad, capacidad y libre manifestación de voluntad de las partes, y se asegura de que el contrato sea legal y conforme a derecho. No está simplemente ratificando firmas o protocolizando un documento previo.

¿Cómo se garantiza la identidad de las partes en una escritura pública?

La identidad de los comparecientes se garantiza de varias maneras, según el Artículo 91 de la Ley. Puede ser por el conocimiento personal que el notario tenga de ellos, por la presentación de un documento oficial vigente con fotografía, o mediante la declaración de dos testigos idóneos mayores de edad que a su vez se identifiquen plenamente ante el notario. Además, el notario debe asegurar que los otorgantes tienen capacidad legal para el acto.

¿Qué ocurre si un notario se ausenta de sus funciones?

Las ausencias del notario pueden ser temporales o indefinidas. Para ausencias cortas (hasta 30 días), basta con un aviso. Para periodos más largos (hasta un año), se requiere licencia de la autoridad competente. Una licencia indefinida se otorga si el notario ocupa un cargo de elección popular o público. Durante estas ausencias, el servicio notarial se mantiene a través de un convenio de suplencia con otro notario.

¿Cuáles son las causas principales para la cesación definitiva de funciones de un notario?

Las causas para la cesación definitiva incluyen el fallecimiento, la renuncia expresa del notario, o la remoción de su patente. Esta última puede deberse a faltas graves como no iniciar sus funciones, no desempeñar personalmente el cargo, falta de probidad, deficiencias notorias en el ejercicio, permitir suplantaciones, ejercer funciones contrarias a la ley, no mantener la garantía vigente, o cumplir 75 años si se determina incapacidad para continuar. En casos de remoción, el notario tiene derecho a ser oído en defensa. Para más detalles sobre la función notarial, puedes consultar Notario Público en Wikipedia.