Resumo de Gestão de Compras Públicas e Qualidade Alimentar
Gestão de Compras Públicas e Qualidade Alimentar: Guia Completo
Introdução
A auditoria é uma atividade sistemática e documentada que avalia a conformidade e a eficácia de um Sistema de Qualidade (SQ) ou outros sistemas organizacionais frente a normas, procedimentos e objetivos estabelecidos. Neste guia, você encontrará conceitos-chave, responsabilidades, práticas de auditoria e o formato dos relatórios necessários para executar auditorias eficazes no âmbito profissional.
Definição: Uma auditoria é um exame objetivo e documentado para determinar se as atividades e os resultados estão em conformidade com critérios preestabelecidos e se tais critérios são implementados de forma eficaz.
Tipos e escopo da auditoria
- Auditoria interna: realizada por pessoal da própria organização para melhorar processos.
- Auditoria externa: realizada por terceiros para certificar conformidade com normas ou requisitos contratuais.
- Auditoria de acompanhamento: focada em verificar ações corretivas sobre não conformidades prévias.
Determinando o escopo
O relatório deve indicar claramente o objetivo e escopo da auditoria, as áreas auditadas, datas, equipe auditora e distribuição do relatório.
Características e qualidades do auditor
Qualidades pessoais
- Pessoas abertas, maduras, com bom senso e tenacidade.
- Capacidade de análise e de ver situações complexas de um ponto de vista geral.
- Espírito cooperativo e comunicativo.
Formação e experiência
- Ensino médio no mínimo e conhecimentos de normas aplicáveis.
- Técnicas de avaliação de evidências e redação de relatórios.
- Experiência prática em garantia da qualidade.
Definição: Auditor competente é aquele que combina qualidades pessoais, formação técnica e experiência prática para avaliar objetivamente sistemas e processos.
Manutenção da categoria
- Manter-se atualizado em normas e métodos de auditoria.
- Participar de cursos de aperfeiçoamento e avaliação por comitê.
Como auditar? — Recomendações práticas
- Reter apenas os fatos: não considerar boatos nem suposições.
- Manter o controle da auditoria: perguntar e ouvir, não discutir.
- Adaptar-se à situação e ao auditado; linguagem simples e precisa.
- Examinar em detalhe a documentação e evidências objetivas.
- Usar perguntas básicas para analisar situações: o quê? como? onde? quando? quem? por quê?
Definição: Evidência objetiva é qualquer registro, documento, observação ou dado verificável que apoie uma conclusão de auditoria.
Curiosidade: Você sabia que uma auditoria bem planejada pode reduzir o tempo de inspeção posterior por autoridades sanitárias ao demonstrar conformidade e eficácia do sistema auditado?
Responsabilidades durante a auditoria
- Planejar e desenvolver as tarefas de forma objetiva, eficaz e eficiente.
- Preparar os documentos de trabalho.
- Coletar e analisar evidências.
- Documentar as observações.
- Participar da elaboração do relatório com os resultados.
- Verificar ações corretivas de auditorias anteriores e sua eficácia.
- Reter e salvaguardar documentos pertinentes.
- Cooperar com o auditor responsável.
Responsabilidades do cliente e do auditado
- Cliente: determinar a necessidade e o propósito, escolher o organismo auditor, definir o escopo e receber o relatório para tomar ações.
- Auditado: informar o pessoal envolvido, designar os responsáveis pelo acompanhamento, facilitar meios e acesso a evidências, cooperar e executar ações corretivas.
Problemas comuns na execução
- Planejamento e preparação inadequados.
- Falta de clareza no escopo.
- Procedimentos inadequados.
- Falta de treinamento dos auditores.
- Falta de acompanhamento das deficiências detectadas pelo auditor responsável.
Registros de auditoria (documentos mínimos)
- Plano de auditoria individual
- Programa de auditorias
- Registro de não conformidades detectadas
- Respostas do auditado aos auditores
- Avaliação das respostas
- Relatório final de auditoria
- Carta de encerramento final
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Auditoria: Guia prático
Klíčové pojmy: Definir claramente o objetivo e o escopo da auditoria, Auditor competente: formação, experiência e qualidades pessoais, Ater-se apenas aos fatos e usar evidências objetivas, Planejar e preparar a documentação de trabalho, Documentar não conformidades com recomendações claras, Realizar reunião de encerramento e acordar prazos para ações corretivas, Verificar a eficácia das ações por meio de acompanhamento ou auditoria de acompanhamento, Manter registros: plano, programa, não conformidades, relatório final, Diferenciar fiscalização (normativa) e auditoria (voluntária), Atualizar a formação e submeter as atuações a exame por comitê