Podcast na Účtování pohledávek a závazků

Kapitoly

Reálný příklad z e-shopu

Co je pohledávka a co závazek?

Pohledávky zblízka

A teď z druhé strany: Závazky

Předpis, úhrada a zálohy

Účtování poskytnutých záloh

Přijaté zálohy a DPH

Závěrečné shrnutí

Přepis

Kristýna: Objednávali jste si někdy něco z e-shopu? Třeba nový mobil? V momentě, kdy kliknete na „koupit“ a do e-mailu vám přijde faktura, spouštíte přesně ten proces, o kterém se dnes budeme bavit.

Petr: Přesně tak. Ten e-shop má najednou právo od vás chtít peníze a vy máte povinnost zaplatit. A právě za tímhle jednoduchým nápadem se skrývá celý svět pohledávek a závazků. Posloucháte Studyfi Podcast.

Kristýna: Dobře, takže pojďme na ty definice. Co je co? Z pohledu toho e-shopu, který čeká na mé peníze…

Petr: Z jeho pohledu je to **pohledávka**. Je to jeho právo dostat od tebe zaplaceno. A naopak z tvého pohledu je to **závazek**, někdy se říká dluh. Tedy tvoje povinnost zaplatit. Jednoduché, že?

Kristýna: To zní logicky. A jak se to oceňuje? Prostě částkou na faktuře?

Petr: Přesně. Většinou se oceňují takzvanou jmenovitou hodnotou. To je prostě ta částka, na kterou faktura zní. Nic složitého.

Kristýna: Fajn, zůstaňme tedy u toho e-shopu. Jak si ohlídá, že jsem mu zaplatila? To musí být spousta faktur…

Petr: To rozhodně je. Každou odeslanou objednávku zaúčtuje jako pohledávku na účet 311 – Odběratelé. A k tomu vede takzvanou knihu pohledávek, kde má přesný seznam všech vystavených faktur, kdo dluží a kolik.

Kristýna: Takže takový jeho soukromý seznam dlužníků?

Petr: Přesně tak! A jakmile zaplatíš, třeba bankovním převodem, tak se pohledávka zruší a peníze se mu připíšou na účet 221 – Bankovní účty. Stav na účtu 311 musí přesně sedět s tím, co mu ukazuje jeho „seznam dlužníků“.

Kristýna: A co já jako zákazník? Nebo spíš jako firma, která něco nakoupila na fakturu od dodavatele?

Petr: Princip je úplně stejný, jen zrcadlově obrácený. Tobě přijde faktura, kterou zaúčtuješ jako závazek na účet 321 – Dodavatelé. To je tvoje povinnost zaplatit.

Kristýna: A vedu si taky nějaký seznam? Asi spíš seznam toho, komu všemu dlužím, že?

Petr: Ano, přesně. Vedeš knihu závazků, kde máš všechny přijaté faktury. A je to vlastně jednodušší zapomenout zaplatit, než zapomenout, že ti někdo dluží, co? Proto si to firmy tak pečlivě hlídají.

Kristýna: Tomu rozumím. Takže nejdřív musí existovat faktura – ať už vystavená, nebo přijatá – a teprve pak se řeší platba?

Petr: Přesně! To je systém „předpis – úhrada“. Nemůžeš jen tak poslat peníze bezdůvodně. Musí k tomu existovat titul, tedy ta faktura, která říká, proč se platí.

Kristýna: A co když někdo chce platbu předem? Tedy zálohu?

Petr: Dobrá otázka. Často se vystaví takzvaná „zálohová faktura“. Ale pozor, ta se neúčtuje! Je to jen výzva k platbě. Teprve když zálohu zaplatíš, účtuje se o té platbě. Samotný papír „zálohová faktura“ není účetní doklad.

Kristýna: Super, takže zálohová faktura je jenom papír. Ale jak teda zaúčtuju tu skutečnou platbu zálohy, když už peníze odejdou z účtu?

Petr: Jednoduše. Když platíš zálohu třeba za službu, použiješ účet 314 - Poskytnuté provozní zálohy. Zápis bude 314 na Má dáti a 221 na Dal. Je to vlastně tvoje pohledávka za dodavatelem.

Kristýna: Rozumím. A když pak přijde ta finální, „ostrá“ faktura?

Petr: Tu zaúčtuješ normálně, třeba náklad na účet 518 a závazek na 321. A hned nato musíš tu zaplacenou zálohu odúčtovat. To uděláš zápisem 321/314. Pak už jen doplatíš zbytek.

Kristýna: A co když jsem na druhé straně? Tedy když zálohu přijímám já od svého zákazníka?

Petr: Pak je to tvůj závazek, přesně tak. Použiješ účet 324 – Přijaté zálohy. Takže na bankovní účet ti přijdou peníze, zápis je 221/324. Dlužíš mu tu službu.

Kristýna: Takže mu v podstatě dlužím buď to zboží, nebo vrácení peněz. Chápu. Ale co DPH? To se řeší až u finální faktury, že?

Petr: Tady bohužel ne. Z přijaté zálohy se DPH přiznává a odvádí hned. Podle zákona je to takzvaná „přijatá úplata“ a stát chce svoje peníze co nejdřív.

Kristýna: Takže abychom to shrnuli: účet 314 jsou naše peníze u dodavatele – je to naše pohledávka. A účet 324 jsou peníze zákazníka u nás – náš závazek.

Petr: Přesně tak! Líp bych to neřekl. A to je pro dnešek z faktur a záloh opravdu vše. Doufám, že to bylo srozumitelné.

Kristýna: Bylo to super. Děkujeme moc, Petře, a děkujeme i vám, posluchačům. Slyšíme se zase příště u Studyfi Podcastu. Na slyšenou!

Petr: Na slyšenou!