Ahoj studenti! Připravujete se na zkoušku z účetnictví nebo si jen chcete ujasnit základy? Dnes se podíváme na klíčové téma: účetnictví hotovosti a cenných papírů. Toto téma je pro každého účetního zásadní a jeho pochopení vám usnadní mnoho dalších oblastí. Pojďme na to!

Úvod a Rychlý Přehled (TL;DR) Účetnictví hotovosti a cenných papírů zahrnuje evidenci peněz v pokladně (české i cizí měny) a specifických dokladů, jako jsou stravenky nebo známky. Vše se oceňuje jmenovitou hodnotou a zaznamenává pomocí příjmových a výdajových pokladních dokladů do pokladní knihy. Důležitá je také role „peněz na cestě“ pro překlenutí časových nesouladů a správné zachycení inventarizačních rozdílů (schodek/přebytek). Peníze i ceniny spadají do účtové třídy 2.

Účetnictví hotovosti a cenných papírů: Podrobný Rozbor

Co jsou peníze v hotovosti a ceniny v účetnictví? (Charakteristika a význam)

Peníze v hotovosti, často označované jako pokladna, představují platné bankovky a mince jak české, tak zahraniční měny. Cizí měna musí být pro účely účetnictví vždy přepočtena na české koruny, obvykle kurzem České národní banky.

Ceniny jsou specifickým typem majetku. Nemají sice formu hotových peněz, ale slouží k úhradě zboží, služeb nebo poplatků. Typickými příklady jsou papírové stravenky, poštovní známky nebo kolkové známky. Důležité je si pamatovat, že kolkové známky se od roku 2024 sice nově nepoužívají, ale dříve vydané lze stále využít. Peníze v hotovosti a ceniny patří v účetnictví do účtové třídy 2.

Oceňování hotovosti a cenin: Jak na to?

Při oceňování hotovosti a cenin se uplatňuje jednoduché pravidlo: oceňují se výhradně jmenovitou hodnotou. To znamená hodnotou, která je na těchto prostředcích nebo dokladech obvykle uvedena (vyražena). Položky v cizí měně se do českých korun přepočítávají obvykle aktuálním kurzem ČNB.

Účetní doklady pro pohyby hotovosti a cenin (PPD, VPD)

Pro správné zachycení všech pohybů hotovosti a cenin se používají specifické účetní doklady:

Příjmový pokladní doklad (PPD): Slouží k zaznamenání všech příjmů peněz nebo cenin do pokladny.
Výdajový pokladní doklad (VPD): Používá se pro zachycení všech výdajů peněz nebo cenin z pokladny. S výjimkou interního dokladu (INT) pro inventarizační rozdíly by se žádné jiné doklady pro pokladní pohyby používat neměly.

Evidence hotovosti a cenin: Pokladní kniha a odpovědnost

Evidence hotovosti a cenin je klíčová pro transparentnost a kontrolu. Zpravidla se vede v tzv. pokladní knize (nebo knize cenin).

Pokladní kniha (pokladní deník) je ve své podstatě kniha analytických účtů. Zaznamenává každý pohyb hotovosti nebo cenin, včetně data, popisu pohybu, výše pohybu v Kč (u cenin i v měrných jednotkách) a stavu hotovosti/cenin po daném pohybu.

Je důležité, aby se pokladní kniha vedla odděleně podle několika kritérií:

Podle jednotlivých měn nebo druhů cenin.
Podle jednotlivých „pokladních míst“ (např. pokladna v sídle firmy, pokladna na pobočce).
Podle jednotlivě hmotně odpovědných osob.

Odpovědnost za svěřené hodnoty Osoby pracující s hotovostí a ceninami by měly mít se zaměstnavatelem sepsánu tzv. dohodu o odpovědnosti za svěřené hodnoty. Tato dohoda je upravena Zákoníkem práce a měla by být sepsána odděleně od pracovní smlouvy (dříve se jí říkalo dohoda o hmotné odpovědnosti). V případě problému, například schodku hotovosti, odpovídá za tento schodek právě hmotně odpovědná osoba.

Kontrola správnosti evidence: Součet konečných stavů hotovosti z jednotlivých pokladních deníků musí vždy odpovídat konečnému stavu účtu 211 – Pokladna (aktivní účet).

Účetní provedení příjmů a výdajů hotovosti a cenin: Praktické příklady

Pro lepší představu se podíváme na konkrétní účetní zápisy:

Výdajový pokladní doklad (VPD):

Nákup kancelářských potřeb za 100 Kč: 501 MD / 211 DAL
Nákup služeb (např. poštovné) za 50 Kč: 518 MD / 211 DAL
Nákup zboží (způsob A) za 200 Kč: 131 MD / 211 DAL

Příjmový pokladní doklad (PPD):

Tržby za služby za 300 Kč: 211 MD / 604 DAL

Příjmový pokladní doklad (pro ceniny – PPDc):

Nákup cenin za 150 Kč: 213 MD / 211 DAL

Výdajový pokladní doklad (pro ceniny – VPDc):

Výdej cenin do spotřeby (poštovní známky) za 100 Kč: 518 MD / 213 DAL
Výdej kolků za 30 Kč: 518 MD / 213 DAL

Peníze na cestě: Překlenutí časového a dokladového nesouladu

Peníze na cestě jsou speciální účetní nástroj, který slouží k překlenutí časového a dokladového nesouladu. Vzniká při pohybu peněžních prostředků mezi dvěma účty, které evidují peněžní prostředky.

Kdy se využívají Peníze na cestě?

Při pohybu peněz mezi podnikovým bankovním účtem a pokladnou (např. výběr hotovosti z BÚ a její vklad do pokladny, nebo naopak vklad hotovosti na BÚ).
Při pohybu peněz mezi dvěma podnikovými bankovními účty.
Při pohybu peněz mezi dvěma různými pokladnami.

Důvodem je jednak časový nesoulad (peníze jsou skutečně „nějakou dobu na cestě“), ale především nesoulad dokladový, kdy na každém účtu (např. 221 – Bankovní účty nebo 211 – Pokladna) účtujeme jiným účetním dokladem.

Příklady účtování Peněz na cestě:

Příjmový pokladní doklad (PPD): Vklad hotovosti vybrané z bankovního účtu do pokladny za 1 000 Kč: 211 MD / 261 DAL
Výpis z bankovního účtu (VBÚ): Výběr hotovosti z bankovního účtu za 1 000 Kč: 261 MD / 221 DAL
Výdajový pokladní doklad (VPD): Odvod hotovosti z pokladny na bankovní účet za 2 000 Kč: 261 MD / 211 DAL
Výpis z bankovního účtu (VBÚ): Vklad hotovosti na bankovní účet za 2 000 Kč: 221 MD / 261 DAL

Inventarizační rozdíly u pokladny a cenin: Manko a přebytek

Stav pokladní hotovosti a cenin podléhá pravidelné inventarizaci, stejně jako všechny ostatní položky aktiv a pasiv podniku. Dříve platilo pravidlo provádět inventuru pokladny 4x ročně, dnes je frekvence upravena Zákonem o účetnictví (ZoÚ), ale podnik může frekvenci specifikovat ve svých vnitřních předpisech.

Pokud se při inventarizaci zjistí, že skutečný stav hotovosti (nebo cenin) se liší od stavu dokladového (podle pokladního deníku), je nutné zaúčtovat inventarizační rozdíl:

Schodek (manko): Skutečný stav je menší než stav dokladový (skutečný < dokladový).
Přebytek: Skutečný stav je větší než stav dokladový (skutečný > dokladový).

Účtování inventarizačních rozdílů:

Interní doklad (INT) – Přebytek hotovosti za 100 Kč: 211 MD / 668 DAL
Interní doklad (INT) – Přebytek cenin za 100 Kč: 213 MD / 668 DAL
Interní doklad (INT) – Schodek hotovosti za 200 Kč: 569 MD / 211 DAL

Předpis a úhrada schodku (manka): V případě schodku (manka) se často předepisuje k úhradě hmotně odpovědné osobě:

Interní doklad (INT) – Předpis schodku hotovosti za 100 Kč: 211 MD / 335 DAL
Příjmový pokladní doklad (PPD) – Úhrada schodku hotově za 100 Kč: 211 MD / 335 DAL
Závazkový list (ZVL) – Úhrada schodku srážkou ze mzdy za 100 Kč: 331 MD / 335 DAL (Srážka ze mzdy je možná pouze s písemným souhlasem zaměstnance.)

Často Kladené Otázky (FAQ)

K čemu slouží pokladní kniha?

Pokladní kniha (nebo pokladní deník) slouží k detailní evidenci všech příjmů a výdajů hotovosti a cenin v podniku. Je to kniha analytických účtů, která zaznamenává datum, popis pohybu, jeho výši a aktuální zůstatek po každé transakci.

Co jsou "peníze na cestě" v účetnictví?

„Peníze na cestě“ je účetní kategorie (účet 261), která se používá k překlenutí časového a dokladového nesouladu při převodu peněžních prostředků mezi dvěma účty (např. mezi bankovním účtem a pokladnou nebo mezi dvěma pokladnami). Zajišťuje správné zachycení peněz, které již byly odeslány, ale ještě nebyly přijaty.

Jak se účtuje inventarizační schodek hotovosti?

Inventarizační schodek hotovosti (manko) se účtuje jako 569 MD / 211 DAL. Následně se může předepsat k úhradě hmotně odpovědné osobě (např. 211 MD / 335 DAL) a zaznamenat se úhrada (např. 211 MD / 335 DAL hotově nebo 331 MD / 335 DAL srážkou ze mzdy s jejím souhlasem).

Jaký je rozdíl mezi hotovostí a ceninami?

Hotovost jsou platné bankovky a mince, které představují přímé peněžní prostředky. Ceniny jsou majetek, který sice nemá podobu hotových peněz, ale slouží k platbě za zboží, služby nebo poplatky (např. stravenky, známky). Oba se oceňují jmenovitou hodnotou a patří do účtové třídy 2.

Jaké doklady se používají pro účtování hotovosti?

Pro účtování příjmů hotovosti se používá Příjmový pokladní doklad (PPD) a pro výdaje hotovosti Výdajový pokladní doklad (VPD). V případě inventarizačních rozdílů se používá Interní doklad (INT).