Projektmanagement: Durchführung und Controlling

Die Durchführungs- und Controlling-Phase ist ein entscheidender Abschnitt im Projektmanagement, der sicherstellt, dass Projekte nicht nur starten, sondern auch erfolgreich und zielgerichtet abgeschlossen werden. Sie umfasst die systematische Überwachung, Analyse und Steuerung aller Projektaktivitäten, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Dieser umfassende Überblick ist ideal für Studierende, die sich intensiv mit dem Projektmanagement: Durchführung und Controlling auseinandersetzen möchten, sei es für eine Prüfung oder zur Vertiefung ihres Verständnisses.

Projektmanagement: Die Durchführungs- und Controlling-Phase verstehen

Diese Phase ist der Kern der Projektumsetzung, in der die geplanten Aktivitäten realisiert und gleichzeitig kontinuierlich überwacht werden. Die Rheinische Hochschule Köln betont, dass Projekte als betriebliche Vorhaben mit definierten Start- und Endterminen ein besonderes Controllingsystem benötigen, sowohl strategisch als auch operativ. Das Hauptziel ist, Transparenz über das Projektgeschehen zu schaffen und die Steuerung zu unterstützen.

Projektkontrolle: Den Status quo ermitteln

Die Projektkontrolle dient dazu, den aktuellen Projektstatus festzustellen und Planabweichungen zu identifizieren. Sie beantwortet Kernfragen wie: „Wie schreitet das Projekt voran?“, „Wurde die Qualität erreicht?“, „Reicht die Zeit aus?“ und „Kommen die Kosten hin?“. Zu den Techniken gehören:

• Fortschrittsanalyse
• Risikoanalyse
• Qualitätssicherungsmaßnahmen (QS-Maßnahmen)

Controlling nach DIN 69 904 umfasst die Prozesse und Regeln zur Sicherung der Projektziele und ist ein systematischer Prozess zur Ermittlung von Plan-Ist-Abweichungen.

Projektsteuerung: Korrekturen vornehmen

Die Projektsteuerung baut auf den Erkenntnissen der Projektkontrolle auf. Hier werden Durchführungsentscheidungen getroffen und notwendige Korrekturmaßnahmen eingeleitet. Wichtige Techniken sind:

• Risikomanagement
• Qualitätsmanagement-Maßnahmen (QM-Maßnahmen)
• Konfigurationsmanagement

Wie ein Zitat aus dem „Handbuch Projektmanagement“ (Springer Verlag, 2008, S.32) treffend feststellt: „Planung ohne Kontrolle ist sinnlos, Kontrolle ohne Planung unmöglich.“

Voraussetzungen für effektives Controlling und Steuerung

Für ein erfolgreiches Projektcontrolling sind bestimmte Grundlagen unerlässlich:

• Transparente und nachvollziehbare Zielplanung: Ziele müssen den SMART-Kriterien (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert) genügen.
• Zeitnahe Erfassung relevanter Kennzahlen: Wesentliche, steuerungsrelevante Daten müssen der Projektleitung umgehend zur Verfügung stehen.
• Neutrales und ehrliches Berichtswesen: Ehrliche Kommunikation fördert Vertrauen und ist entscheidend für fundierte Entscheidungen.

Handlungsbereiche des Controllings

Die Handlungsbereiche des Controllings sind vielfältig und umfassen die Überwachung von:

• Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
• Termine
• Ressourcen
• Kosten und Finanzierung
• Qualitäten und Quantitäten
• Verträge und Versicherungen

Die Hauptaufgaben des Controllings beinhalten die regelmäßige Berichterstattung des Projektfortschritts, das Transparentmachen des Projektverlaufs durch Protokolle und Statusberichte, das frühzeitige Erkennen von Abweichungen und Problemen, das Einleiten geeigneter Gegenmaßnahmen sowie die Anpassung der Projektpläne und die Information aller Beteiligten.

Der Faktor Mensch im Projektmanagement: Eine zentrale Rolle

Der Mensch spielt in allen Phasen des Projektmanagements eine entscheidende Rolle, insbesondere aber in der Umsetzungs- und Controlling-Phase. Die Rheinische Hochschule Köln hebt hervor, dass Themen wie Führung, Motivation und Konflikte in der Umsetzungsphase zentral sind. Im Controlling stehen Transparenz und Vertrauen im Reporting sowie eine positive Fehlerkultur im Vordergrund.

Teammitglieder und Projektleiter: Verantwortlichkeiten

Klare Verantwortlichkeiten sind essenziell:

• Teammitglieder: Bearbeiten zugewiesene Arbeitspakete und informieren den Projektleiter regelmäßig über Fortschritt und Probleme.
• Projektleiter: Überwacht und kontrolliert das Gesamtprojekt, organisiert Statusmeetings, prüft Fortschritt und Qualität, legt Steuerungsmaßnahmen fest und informiert Team und Auftraggeber.

Qualitätsmanager und Controller: Spezifische Aufgaben

Zusätzlich spielen spezialisierte Rollen eine wichtige Rolle:

• Qualitätsmanager: Überprüft die Qualität von Zwischenergebnissen.
• Controller: Überwacht den Projektfortschritt (Soll-Ist-Vergleich), erkennt Problemsituationen und legt gemeinsam mit dem Projektleiter Steuerungsmaßnahmen fest.

Gefahren und Lösungen im Personalmanagement

Teambezogene Gefahren im Projektmanagement können den Erfolg erheblich beeinträchtigen:

• Methodische Hindernisse: Unklare Prozesse, fehlende Standards.
• Verhaltenshindernisse: Unkooperatives Verhalten, mangelnde Offenheit.
• Konkurrenzdenken: Rivalität statt Kooperation.
• Mangelnde Kommunikationsfähigkeit: Missverständnisse, fehlende Rückmeldungen.
• Identifikation Sache - Person: Kritik wird persönlich genommen.
• Tendenz, Mängel zu diskutieren: Fokus auf Probleme statt Lösungen.
• Mangelnder Schutz der Individualität: Motivation und Vertrauen sinken.

Die Lösung für viele dieser Probleme ist gute Kommunikation, gekennzeichnet durch klare und präzise Formulierungen, aktives Zuhören, Denkanstöße, Fragen, Mitteilung von Wünschen und gegenseitiges Feedback.

Projektkontrolle: Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungsgrades

Die Ermittlung des Fertigstellungsgrades ist entscheidend, um den Projektfortschritt zu beurteilen. Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, die jeweils Vor- und Nachteile haben.

Sieben Verfahren zur Ermittlung des Fertigstellungsgrades

1. Messung nach Statusschritten: Einfach, schnell, aber ungenau. Bewertet den Fortschritt anhand vordefinierter Phasenanteile. Beispiel: Maler schließt Vorbereitung (30%) ab, Fertigstellungsgrad beträgt 30%.
2. Mengenproportional: Einfach, wenn ein Mengengerüst vorhanden ist. Bewertung anhand des Verhältnisses der fertiggestellten zur Gesamtmenge. Beispiel: 15 von 50 Räumen gestrichen, Fertigstellungsgrad 30%.
3. Zeitproportional: Fertigstellungsgrad wird anhand der verstrichenen Zeit proportional zur Gesamtdauer ermittelt. Annahme: Zeit und Leistung sind proportional.
4. Schätzung (Bewertung nach Arbeitspaketen): Basiert auf definierten Arbeitspaketen. Die Zeit spielt bei dieser Methode keine Rolle. a. 0/100: Nur abgeschlossene Arbeitspakete zählen (100%), angefangene zählen 0%. Empfohlen bei unsicherer Erledigung. b. 20/80: Angefangene Arbeitspakete werden mit 20% bewertet. c. 50/50: Angefangene Arbeitspakete werden mit 50% bewertet. Empfohlen bei sicherer Erledigung.

Kostenkontrolle: Projektwirtschaftlichkeit sichern

Die Kostenkontrolle ist fundamental, um die Projektwirtschaftlichkeit zu sichern und Kostenabweichungen frühzeitig zu erkennen. Sie basiert auf einem Soll-Ist-Vergleich der Kosten.

• Ist-Kosten: Zeitnahe Erfassung nach Kostenart pro Arbeitspaket, hauptsächlich Arbeitsaufwand.
• Plan-Kosten: Kalkulierte Kosten plus Zusatzkosten aus eventuellen Vertragsabänderungen.

Gründe für Abweichungen

Mögliche Gründe für höhere Ist-Kosten:

• Schlechte Planung, höherer Aufwand als geplant.
• Einsatz teurerer Mitarbeiter.

Mögliche Gründe für niedrigere Ist-Kosten:

• Niedrigerer Aufwand als geplant.
• Einsatz von Mitarbeitern mit niedrigeren Stundensätzen.
• Minderleistung im Vergleich zum Plan.

Alle Abweichungsgründe sind realistisch und müssen stets im Auge behalten werden.

Earned Value Methode (EVM): Leistungswertanalyse für umfassende Kontrolle

Die Earned Value Methode ist ein sehr starkes Kommunikationstool und eine umfassende Methode zur Ermittlung der Kostensituation und Prognose der Zielerreichung. Sie kombiniert Leistung, Zeit und Kosten zu einem bestimmten Stichtag.

Grundwerte der EVM

Die EVM basiert auf drei Schlüsselwerten:

1. Plankosten (PV - Planned Value): Die geplanten Kosten der Arbeit bis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Beispiel: Maler soll in 5h eine Wand streichen, Gesamtwert 200€. Nach 3h sind 3/5 der Zeit und 3/5 des Budgets verplant, PV = 120€.
2. Istkosten (AC - Actual Cost): Die tatsächlich angefallenen Kosten bis zum Stichtag (Lohn- und Materialkosten). Beispiel: Maler arbeitet 2h, ein Lehrling hilft (5€/h), Farbe 30% teurer. AC = 220€ + 25€ + 2/5(130%100€) = 50€ + 52€ = 102€.
3. Leistungswert (EV - Earned Value): Der Wert der tatsächlich geleisteten Arbeit, basierend auf dem geplanten Budget und dem prozentualen Arbeitsfortschritt. Beispiel: Gesamtwert 200€. Nach 2h sind 3/5 der Wand gestrichen. EV = 200€ * 3/5 = 120€.

Wichtige Kennzahlen der EVM

Basierend auf diesen Grundwerten können weitere Kennzahlen berechnet werden:

• Kostenabweichung (CV - Cost Variance): $CV = EV - AC$. Negativ bedeutet über Budget, positiv unter Budget.
• Kosteneffizienz (CPI - Cost Performance Index): $CPI = EV / AC$. Wert >1 bedeutet Kostenersparnis, <1 Kostenexplosion.
• Terminabweichung (SV - Schedule Variance): $SV = EV - PV$. Negativ bedeutet Zeitverzug, positiv Zeitvorsprung.
• Terminentwicklungsindex (SPI - Schedule Performance Index): $SPI = EV / PV$. Wert >1 bedeutet Projekt verläuft schneller, <1 Projektverzug.
• Geplantes Gesamtbudget (BAC - Budget at Completion): Das ursprünglich geplante Gesamtbudget für das Projekt.
• Gesamtkosten am Projektende (EAC - Estimate At Completion): Prognose der Gesamtkosten am Projektende. $EAC = (BAC - EV) + AC$ oder $EAC = BAC / CPI$.
• Kostenabweichung am Projektende (VAC - Variance At Completion): $VAC = BAC - EAC$.
• Geschätzte Restkosten (ETC - Estimate To Complete): $ETC = EAC - AC$.

Terminkontrolle: Zeitliche Abweichungen managen

Die Terminkontrolle verwendet ebenfalls das Prinzip des Soll-Ist-Vergleichs, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Die Beziehung zwischen Zeit und Leistung ist nicht immer proportional; 50% der Zeit bedeuten nicht unbedingt 50% der Leistung.

Methoden der Terminkontrolle

Die Basis der Terminkontrolle bilden verschiedene Methoden:

1. Terminlisten: Tabellarische Darstellung von Arbeitspaketen mit geplanten und tatsächlichen Terminen sowie dem Fertigstellungsgrad. Eignet sich nur für überschaubare Projekte, da Abhängigkeiten nicht explizit ausgewiesen werden.
2. Balkenplan (Gantt-Diagramm): Grafische Darstellung der Terminliste. Zeigt Dauern, Termine und mögliche Abhängigkeiten. Visualisiert Terminverzögerungen bei Protokollierung des Fertigstellungsgrades [%] deutlich.
3. Netzplan: Für komplexere Projekte. Fokus auf Abläufe und Abhängigkeiten zwischen Vorgängen. Enthält detailliertere Informationen, visualisiert Terminverschiebungen aber weniger deutlich als der Balkenplan.
4. Meilenstein-Trendanalyse (MTA): Ein sehr effektives und übersichtliches Instrument zur Überwachung des Projektfortschritts und zum frühzeitigen Erkennen von Terminverzögerungen.

Meilenstein-Trendanalyse (MTA): Interpretation der Kurven

Die MTA verfolgt Meilensteintermine über die Projektdauer in einem Diagramm. Bei jedem Projekttreffen werden Schätzungen für die Erreichung der Meilensteine eingetragen. Dies ermöglicht eine visuelle Interpretation:

• Grün (fallende Linie): Deutet auf zu hohe Sicherheitspuffer hin. Meilenstein wird früher erreicht als geplant.
• Rot (stark ansteigende Linie): Zeigt eine zu optimistische Terminplanung. Meilenstein muss mehrfach verschoben werden.
• Blau (Zickzack-Verlauf): Weist auf große Unsicherheit in den Terminaussagen hin, eventuell wurden Probleme erkannt, Termine verschoben und durch Gegenmaßnahmen wieder vorverlegt.
• Gelb (horizontaler Verlauf): Entspricht dem Ideal. Terminschätzungen werden fortlaufend bestätigt, geplanter Termin wird eingehalten.

Die MTA ermöglicht auch Prognosen. Ein sich wiederholt nach hinten verschiebender Termin deutet trotz Gegenmaßnahmen auf eine hohe Wahrscheinlichkeit der Überschreitung hin. Frühzeitiges Erkennen ist besonders wichtig bei abhängigen Meilensteinen.

Projektdokumente und Berichtarten für maximale Transparenz

Ein Einführungskonzept ist ein zentrales Projektdokument. Das Berichtswesen ist entscheidend für das Informationsmanagement, um die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu liefern. Ziele sind die Unterstützung der Zusammenarbeit, die Schaffung von Akzeptanz, die Sicherung von Projektwissen und die frühzeitige Erkennung von Problemen.

Wichtige Berichtarten

• Ampelbericht
• Meilenstein-Trendanalyse
• Projektfortschritts-Übersicht
• Ressourcennutzung

Erfolgskriterien für Projekte

Projekte gelten als erfolgreich, wenn sie:

• "technisch in Ordnung" sind,
• "on time" (im Zeitplan),
• "on budget" (im Budget) abgeschlossen werden.

Fazit zur Durchführung und Controlling Phase im Projektmanagement

Die Durchführung und Controlling Phase ist weitaus mehr als nur die Umsetzung von Plänen. Sie ist ein dynamischer Prozess der kontinuierlichen Überwachung, Anpassung und Steuerung, bei dem der Mensch und eine offene Kommunikation zentrale Erfolgsfaktoren sind. Von der präzisen Feststellung des Projektstatus über die detaillierte Kosten- und Terminkontrolle bis hin zum proaktiven Umgang mit Änderungen – all diese Elemente tragen dazu bei, Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Eine fundierte Kenntnis dieser Konzepte ist für jeden angehenden Projektmanager unerlässlich, um Projekteffizienz und -erfolg nachhaltig zu gewährleisten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Projektmanagement: Durchführung und Controlling

Was sind die Hauptziele der Durchführungs- und Controlling-Phase?

Die Hauptziele dieser Phase sind die Feststellung des Projekt- und Produktstatus sowie von Abweichungen vom Plan, die Sicherstellung der Transparenz des Projektgeschehens und die Unterstützung der Projektsteuerung durch fundierte Entscheidungen und Korrekturmaßnahmen.

Welche Rolle spielt der "Faktor Mensch" im Projektcontrolling?

Der Faktor Mensch ist entscheidend. Im Controlling kommt es auf Transparenz und Kommunikation an; der Mensch steht als Entscheider und Feedbackgeber im Mittelpunkt. Ein wertschätzender Umgang mit Fehlern und eine offene Feedbackkultur fördern die Steuerung und Anpassung des Projekts. Eine gute Kommunikation ist zudem die Lösung für viele teambezogene Gefahren.

Wie wird der Fertigstellungsgrad in einem Projekt ermittelt?

Es gibt verschiedene Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungsgrades, darunter die Messung nach Statusschritten, das mengenproportionale und zeitproportionale Verfahren sowie Schätzungen basierend auf Arbeitspaketen (z.B. 0/100, 20/80, 50/50-Regel). Jede Methode hat ihre spezifischen Anwendungsbereiche und Genauigkeitsgrade.

Was ist die Earned Value Methode und wofür wird sie eingesetzt?

Die Earned Value Methode (EVM) ist eine Leistungswertanalyse, die drei Größen – Leistung, Zeit und Kosten – zu einem bestimmten Stichtag ermittelt. Sie dient dazu, den tatsächlich erzielten Fortschritt im Verhältnis zum geplanten Ziel zu bewerten, die Kostensituation zu beurteilen und Prognosen zur Zielerreichung zu erstellen. Sie ist ein starkes Kommunikationstool, um den Projektstatus transparent darzustellen.

Welche Maßnahmen sind beim Umgang mit Änderungswünschen des Kunden zu beachten?

Änderungswünsche sollten niemals spontan akzeptiert oder abgelehnt werden. Stattdessen ist Zeit für eine genaue Analyse der Auswirkungen auf Zeit- und Ressourcenplan einzufordern, idealerweise gemeinsam mit dem Team. Die Auswirkungen sollten genau dokumentiert werden, um bei späteren Budgetüberschreitungen oder Terminverzögerungen abgesichert zu sein. Dies wird auch als Change Request Management bezeichnet.